Xin cấp lại bìa sổ BHXH ở đâu? Trên thực tế, có 3 trường hợp được phép cấp lại sổ BHXH, xem thêm quy trình, thủ tục cần thiết để cấp lại sổ nhanh chóng.
Mỗi người lao động tham gia bảo hiểm xã hội được cấp sổ, tuy nhiên, rất nhiều trường hợp làm hỏng, lạc mất sổ. Trong bài viết này, terra sẽ hướng dẫn chi tiết quy định, các bước thực hiện cấp lại bìa sổ BHXH.
Cấp lại sổ bảo hiểm xã hội là gì?
Sổ BHXH là gì?
Sổ bảo hiểm xã hội là sổ dùng để ghi chép quá trình đóng, hưởng chế độ bảo hiểm xã hội. Người lao động tham gia bảo hiểm sẽ được cấp 1 sổ duy nhất và 1 mã số BHXH duy nhất. Theo luật hiện hành, sau khi đăng ký bảo hiểm xã hội thành công, sổ bảo hiểm sẽ được cấp và do người lao động giữ.
Tại sao phải xin cấp lại sổ BHXH?
Mặc dù dữ liệu BHXH đã được quản lý số hóa, tuy nhiên sổ BHXH vẫn là công cụ cần thiết cho người lao động xử lý các vấn đề liên quan. Dưới đây là một số bất lợi khi mất sổ BHXH mà người lao động cần biết:
- Chậm trễ giải quyết các chế độ BHXH: khi mất sổ, bạn không thể chứng minh quá trình tham gia bảo hiểm xã hội, điều này làm chậm trễ việc giải quyết trợ thất nghiệp, chế độ hưu trí, thai sản hay ốm đau bệnh tật;
- Gây khó khăn khi chuyển đơn vị công tác: khi mất sổ, việc chuyển đơn vị công tác hoặc thôi việc trở nên khó khăn vì sổ BHXH cần phải được bàn giao cho đơn vị mới.
Mất tờ bìa sổ BHXH có được phép xin cấp lại không?
Căn cứ theo Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021 và Luật Bảo hiểm xã hội 2014, khi mất tờ bìa sổ bảo hiểm xã hội, người lao động được phép thực hiện thủ tục cấp lại sổ. Việc cấp lại sổ BHXH là vô cùng cần thiết, để đảm bảo các quyền lợi và việc hưởng chế độ bảo hiểm của người lao động.
03 trường hợp được xin cấp lại bìa sổ BHXH
Theo Khoản 2, Điều 46 Quyết định số 595/QĐ-BHXH quy định, các trường hợp được xin cấp lại sổ BHXH bao gồm:
- Cấp lại sổ BHXH (bìa và tờ rời) các trường hợp: mất, hỏng; gộp; thay đổi số sổ; họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; người đã hưởng BHXH một lần còn thời gian đóng BHTN chưa hưởng.
- Cấp lại bìa sổ BHXH các trường hợp: sai giới tính, quốc tịch.
- Cấp lại tờ rời sổ BHXH các trường hợp: mất, hỏng.
Xin cấp lại bìa sổ BHXH ở đâu? Hồ sơ và thủ tục xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội
Hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH
Hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH được quy định theo từng trường hợp theo Mục 2 Điều 27 Quyết định số 595/QĐ-BHXH, cụ thể như sau:
Trường hợp | Hồ sơ | Số lượng |
| Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng | – Tờ khai tham gia; – Điều chỉnh thông tin BHXH; – BHYT. (Mẫu TK1-TS) | 1 bộ |
| Cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH | Đối với người tham gia: – Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT; – Hồ sơ kèm theo (Mục 3,4 Phụ lục 01). (Mẫu TK1-TS) | 1 bộ |
| Đơn vị tham gia: – Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS) | ||
| Ghi xác nhận thời gian đóng BHXH cho người tham gia được cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH và điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm trước năm 1995 | – Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1 -TS); – Hồ sơ kèm theo (Mục 1, 2 Phụ lục 01). | 1 bộ |
| Cấp lại, đổi thẻ BHYT | Người tham gia: – Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS); – Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03. | 1 bộ |
| Đơn vị tham gia: – Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS). |
Hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH
Quy trình thực hiện thủ tục cấp lại sổ BHXH
Để xin cấp lại sổ BHXH, người lao động cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo mục 3.1
Bước 2: Nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền
| Nơi nộp | Hình thức nộp | |
| Người tham gia | Người đang làm việc: Nộp hồ sơ cho đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp cho cơ quan BHXH trực tiếp thu. | Nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại cơ quan BHXH, Trung tâm Phục vụ hành chính công các cấp; Thông qua dịch vụ bưu chính công ích; Thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan BHXH: cá nhân đăng ký nhận mã xác thực và gửi hồ sơ điện tử đến Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN. |
| Người tham gia BHXH tự nguyện: Nộp hồ sơ cho Đại lý thu hoặc cơ quan BHXH trực tiếp thu. | ||
| Người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH hoặc đã được giải quyết hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH đề nghị cấp lại, điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH: Nộp cho cơ quan BHXH trên toàn quốc. | ||
| Đơn vị tham gia | Đơn vị sử dụng lao động, UBND xã, Cơ sở trợ giúp xã hội, Cơ sở nuôi dưỡng, điều dưỡng thương binh và người có công; Cơ sở giáo dục nghề nghiệp thuộc ngành lao động, thương binh và xã hội; Đại lý thu; Nhà trường; Phòng/Tổ chế độ BHXH: kê khai hồ sơ liên quan sau đó nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công các cấp. | Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH thông qua dịch vụ bưu chính công ích; Thực hiện giao dịch điện tử: Đơn vị lập hồ sơ bằng phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử của Tổ chức I-VAN hoặc của BHXH Việt Nam; Ký điện tử trên hồ sơ và gửi đến Cổng Thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN. |
Hồ sơ và nơi nộp hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH
Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
Theo Điều 29 Quyết định số 595/QĐ-BHXH, thời gian cấp sổ BHXH là:
- Cấp mới: Đối với người tham gia BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện: không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định;
- Cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; sổ BHXH do mất, hỏng; cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH hoặc gộp sổ BHXH: không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết;
- Điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH: không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định;
- Xác nhận sổ BHXH: không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Bước 4: Cơ quan BHXH thông báo kết quả giải quyết cấp lại sổ BHXH
- Người tham gia và đơn vị tham gia nhận kết quả và sổ BHXH tại:
- Cơ quan BHXH;
- Trung tâm Phục vụ hành chính công;
- Dịch vụ bưu chính công ích.
Điểm khác biệt của sổ BHXH được cấp lại với sổ BHXH cấp lần đầu
Theo Quyết định số 1035/QĐ-BHXH, sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) khi được cấp lại sẽ có một số điểm khác biệt so với sổ được cấp lần đầu, cụ thể như sau:
Thông tin trên bìa sổ (trang 1): Dưới dòng ghi “số sổ” sẽ có thêm dòng “Cấp lần …”, được viết bằng chữ in thường, cỡ chữ 16, kiểu chữ đứng, đậm.
Ví dụ: Nếu cấp lại lần thứ hai, ghi là “Cấp lần 2”; nếu cấp lại lần thứ ba, ghi là “Cấp lần 3” và tiếp tục như vậy.
Thông tin sửa đổi: Nếu sổ được cấp lại do sai các tiêu thức như ngày, tháng, năm sinh; giới tính; quốc tịch; hoặc thay đổi số sổ, thì nội dung trên sổ cấp lại sẽ được in theo thông tin mới đã được điều chỉnh.
Nội dung trong tờ rời sổ:Tờ rời của sổ cấp lại vẫn lưu các thông tin chi tiết để phục vụ việc tính BHXH sau này.
Tuy nhiên, dù là sổ cấp lại hay sổ lần đầu, quyền lợi của người lao động tham gia bảo hiểm xã hội vẫn được giữ nguyên, không thay đổi.
02 cách xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội trực tuyến
Ở trên terra đã hướng dẫn cho bạn cách xin cấp lại bìa sổ BHXH trực tiếp. Ngoài ra, bạn cũng có thể xin cấp lại sổ trực tuyến qua cổng Dịch vụ công và VssID.
Xin cấp lại bìa sổ BHXH qua cổng Dịch vụ công
Để áp dụng cách này, bạn cần có tài khoản Dịch vụ công, tiếp theo, bạn cần làm theo các bước:
Bước 1: Truy cập trang website Cổng dịch vụ công theo đường dẫn https://dichvucong.gov.vn/ và thực hiện đăng nhập tài khoản;
Bước 2: Hệ thống gửi mã xác thực OTP, bạn sao chép mã và dán vào phần mã xác thực để tiến hành đăng nhập;
Bước 3: Tại trang chủ, chọn “Thông tin và dịch vụ” => chọn “Dịch vụ công trực tuyến”;
Bước 4: Tại thanh tìm kiếm, nhập “sổ bảo hiểm xã hội” và ấn “Tìm kiếm”. Mục “Cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế” xuất hiện, bạn nhấp chọn chức năng này;
Bước 5: Cung cấp hồ sơ thủ tục theo các trường hợp tại mục 3.
Xin cấp lại bìa sổ BHXH qua VssID
Bước 1: Tải, đăng ký và đăng nhập ứng dụng VssID trên điện thoại. Lưu ý, bạn có thể đăng nhập bằng mật khẩu hoặc đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử VNeID. Trường hợp quên mật khẩu VssID, bạn có thể nhấn quên mật khẩu và đặt lại mật khẩu mới;
Bước 2: Ở thanh chức năng trong trang Quản lý cá nhân, ấn chọn “Dịch vụ công”;
Bước 3: Chọn dịch vụ cấp lại sổ BHXH cho trường hợp của bạn. Ví dụ: “[607A] Cấp lại số BHXH không thay đổi thông tin”;
Bước 4: Chọn 1 trong 2 hình thức tại mục “Địa chỉ nhận kết quả”, tiến hành chọn “Địa chỉ nhận” và nhập địa chỉ cụ thể của bạn, sau đó ấn “Gửi”.
Lưu ý: đối với trường hợp cấp lại sổ có thay đổi thông tin, bạn cần nhập đầy đủ theo yêu cầu, gồm: Tên, Ngày sinh, Giới tính, Số sổ BHXH, Số CCCD/Hộ chiếu/CMND, Nơi đăng ký khai sinh và ấn “Gửi”.
Dịch vụ bảo hiểm xã hội terra Payroll
Một trong những giải pháp thu hút sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp dịp cuối năm đó chính là dịch vụ bảo hiểm xã hội. Với dịch vụ này, terra hỗ trợ quý khách hàng:
Quản lý thông tin bảo hiểm xã hội: bao gồm quản lý dữ liệu bảo hiểm xã hội nhân sự; theo dõi, cập nhật và xử lý hồ sơ BHXH; cung cấp báo cáo tăng giảm BHXH trong doanh nghiệp;
Đăng ký BHXH cho nhân sự: cùng với thông tin do doanh nghiệp cung cấp, terra thực hiện đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân sự mới, bàn giao và chuyển hồ sơ BHXH cho nhân sự nghỉ việc qua đơn vị mới;
Quản lý hồ sơ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội: terra tiến hành ghi nhận các đề nghị hưởng chế độ BHXH, cung cấp dịch vụ đóng BHXH, tư vấn mức đóng BHXH, hoàn thiện hồ sơ và thủ tục pháp lý theo yêu cầu, cập nhật quy định mới nhất về BHXH cho doanh nghiệp.
Hãy để lại thông tin theo mẫu bên dưới, đội ngũ terra sẽ liên hệ cho bạn!
