Bạn đang cần chứng minh tài chính để vay vốn hoặc xin visa? Một mẫu xác nhận lương chuẩn mực là chìa khóa. Bài viết này terra sẽ giải thích chi tiết mục đích, cách viết một giấy xác nhận lương và cung cấp 8 mẫu file Excel, Word miễn phí.
Giấy xác nhận lương là gì?
Giấy xác nhận lương (hay giấy xác nhận thu nhập) là một văn bản chính thức do người sử dụng lao động (công ty) cấp. Văn bản này nhằm chứng thực mức lương, thưởng và các khoản phụ cấp mà người lao động đã nhận được trong một khoảng thời gian cụ thể.
Đây là một chứng từ có giá trị pháp lý cao vì có chữ ký của người có thẩm quyền và con dấu mộc của doanh nghiệp. Mục đích chính của nó là để nhân viên chứng minh thu nhập hợp pháp của mình cho các mục đích quan trọng như vay vốn ngân hàng, xin visa du lịch/du học, hoặc quyết toán thuế.
Cần phân biệt rõ với sao kê ngân hàng. Sao kê chỉ thể hiện dòng tiền vào, trong khi giấy xác nhận lương phân tích chi tiết cơ cấu thu nhập (lương cơ bản, phụ cấp, thưởng…) và các khoản khấu trừ, điều mà các tổ chức tài chính và lãnh sự quán đặc biệt yêu cầu.
Xem thêm: 5 Mẫu phiếu lương chuyên nghiệp mới nhất – Tải miễn phí
Đặc điểm của giấy xác nhận lương là gì?
Một bảng xác nhận lương chuẩn không chỉ là một tờ giấy thông thường. Nó mang ba đặc điểm pháp lý và nghiệp vụ quan trọng mà cả người yêu cầu và người cấp đều phải nắm rõ:
Về nội dung
Đặc điểm quan trọng hàng đầu là tính chính xác về nội dung. Văn bản này phải xác thực đúng thông tin lương, thưởng, phụ cấp trong một khoảng thời gian cụ thể (ví dụ 6 tháng gần nhất). Mọi số liệu phải khớp 100% với hệ thống phần mềm tính lương online, phiếu lương và hợp đồng lao động đã ký.
Ngoài ra, giấy xác nhận phải đầy đủ và chi tiết, phản ánh đúng thực tế thu nhập. Nó cần liệt kê rõ ràng các thành phần như lương cơ bản, lương thực nhận sau khi lương gross sang net, thời gian làm việc chính thức tại công ty, và chức danh công việc đang nắm giữ. Sự chi tiết này giúp bên thứ ba (như ngân hàng) hiểu rõ cơ cấu thu nhập.
Xem thêm: Cách đổi lương Gross sang Net (Gross to Net) chuẩn xác 2025
Về tính bảo mật
Lương là một trong những thông tin nhạy cảm nhất của cả nhân viên và doanh nghiệp. Vì vậy, giấy xác nhận lương là một tài liệu mật, chỉ được cấp trực tiếp cho cá nhân người lao động khi có yêu cầu chính thức và nêu rõ lý do chính đáng.
Doanh nghiệp phải có một quy trình nội bộ rõ ràng về việc ai được phép duyệt và cấp phát văn bản này. Cần cân nhắc kỹ mục đích sử dụng và đôi khi ghi rõ mục đích này trong văn bản để tránh việc nhân viên sử dụng cho mục đích khác, gây rò rỉ thông tin lương của công ty.
Tính pháp lý
Đây không phải là một văn bản nội bộ thông thường, mà là một chứng từ chính thức, có giá trị pháp lý cao. Giá trị này được xác thực bởi hai yếu tố không thể thiếu: chữ ký sống của người đại diện có thẩm quyền (như Giám đốc) và con dấu mộc của doanh nghiệp.
Nhờ có tính pháp lý này, mẫu giấy xác nhận lương là một trong những hồ sơ bắt buộc được các cơ quan và tổ chức bên ngoài (như ngân hàng, Lãnh sự quán) tin tưởng và chấp nhận. Nó là bằng chứng đáng tin cậy nhất để chứng thực cho khả năng tài chính và sự ổn định công việc của một cá nhân.
8 Mẫu xác nhận lương chi tiết và mới nhất năm 2025
Tùy vào mục đích sử dụng, mẫu xác nhận lương sẽ có một vài khác biệt. Dưới đây, terra đã tổng hợp 8 mẫu chi tiết và phổ biến nhất. Bạn có thể tải về miễn phí để sử dụng.
Mẫu xác nhận lương số 01 (Dùng vay vốn ngân hàng)
Mẫu xác nhận lương số 01 dùng vay vốn ngân hàng. Đây là mẫu phổ biến nhất, tập trung vào việc xác nhận tổng thu nhập và thời gian công tác. Ngôn ngữ đơn giản, rõ ràng, được đa số các ngân hàng và tổ chức tài chính ưu tiên sử dụng.
Tải xuống mẫu xác nhận lương bằng cách để lại thông tin ngay dưới đây:
Mẫu giấy xác nhận lương số 02 (Chi tiết thu nhập 3-6 tháng)
Mẫu này chi tiết hơn, liệt kê thu nhập của từng tháng cụ thể (thường là 3 hoặc 6 tháng gần nhất). Nó cho thấy sự ổn định trong thu nhập, rất hữu ích khi cần chứng minh dòng tiền đều đặn, đặc biệt là khi thu nhập của bạn có biến động (ví dụ: có hoa hồng).
Tải xuống mẫu xác nhận lương bằng cách để lại thông tin ngay dưới đây:
Mẫu xác nhận lương số 03 (Xác nhận lương và vị trí công tác)
Mẫu này không chỉ xác nhận lương mà còn nhấn mạnh vào chức vụ, thâm niên công tác. Nó thường được dùng khi cần nộp hồ sơ xin việc ở công ty mới (để đàm phán lương) hoặc bổ sung hồ sơ năng lực, chứng minh kinh nghiệm và cấp bậc của mình.
Tải xuống mẫu xác nhận lương bằng cách để lại thông tin ngay dưới đây:
Mẫu xác nhận lương số 04 (Dùng để xin Visa)
Mẫu này thường có các yêu cầu khắt khe hơn. Nó cần ghi rõ loại hợp đồng lao động (ví dụ: không xác định thời hạn) và ngày bắt đầu làm việc. Điều này để chứng minh sự ràng buộc công việc lâu dài tại Việt Nam, là một điểm cộng lớn giúp tăng tỷ lệ đậu visa.
Tải xuống mẫu xác nhận lương bằng cách để lại thông tin ngay dưới đây:
Mẫu giấy xác nhận lương số 05 (Đơn xin xác nhận lương của cá nhân)
Đây là mẫu đơn mà người lao động chủ động viết, gửi cho phòng Nhân sự hoặc Ban Giám đốc. Nó thể hiện tính chuyên nghiệp và giúp HR dễ dàng xử lý yêu cầu. Đơn này nêu rõ lý do xin xác nhận (ví dụ: “để bổ sung hồ sơ vay vốn”), giúp bộ phận HR cấp đúng mẫu.
Tải xuống mẫu xác nhận lương bằng cách để lại thông tin ngay dưới đây:
Mẫu xác nhận lương bằng tiếng Anh
Đây là mẫu bắt buộc khi bạn cần nộp hồ sơ cho các tổ chức nước ngoài, xin visa du học, hoặc ứng tuyển vào các công ty đa quốc gia. Mẫu này sử dụng các thuật ngữ tiếng Anh chuẩn xác về các khoản thu nhập (Base Salary, Allowances, Gross Income…).
Tải xuống mẫu xác nhận lương bằng cách để lại thông tin ngay dưới đây:
Mẫu xác nhận lương song ngữ Việt Anh
Đây là lựa chọn an toàn và tiện lợi nhất, được chấp nhận ở cả trong và ngoài nước. Mẫu này trình bày hai cột song song, giúp người đọc (dù là người Việt hay nước ngoài) đều có thể dễ dàng đối chiếu thông tin mà không cần yêu cầu phiên dịch công chứng.
Tải xuống mẫu xác nhận lương bằng cách để lại thông tin ngay dưới đây:
Mẫu xác nhận lương để quyết toán thuế theo thông tư 156
Đây là mẫu chuẩn theo Thông tư 156, dùng để xác nhận thu nhập và số thuế TNCN đã khấu trừ. Nhân viên sẽ dùng mẫu này để nộp cho cơ quan thuế khi họ tự đi quyết toán thuế hoặc có thu nhập từ nhiều nguồn.
Tải xuống mẫu xác nhận lương bằng cách để lại thông tin ngay dưới đây:
Các nội dung cần có trong giấy xác nhận lương
Để được các tổ chức tài chính và lãnh sự quán chấp nhận, một mẫu giấy xác nhận lương chuyên nghiệp và đầy đủ cần bao gồm 5 nhóm thông tin cốt lõi sau đây:
Thông tin người lao động
Phải bao gồm họ và tên đầy đủ, ngày tháng năm sinh, số CCCD/CMND (kèm ngày cấp, nơi cấp). Địa chỉ thường trú/tạm trú cũng rất quan trọng để xác minh danh tính và nơi cư trú của người làm đơn.
Thông tin công ty/tổ chức
Cần có tên đầy đủ của công ty (theo giấy ĐKKD), địa chỉ, mã số thuế và số điện thoại. Quan trọng không kém là phải ghi rõ thông tin về vị trí của người lao động tại công ty, bao gồm chức vụ, phòng ban và ngày bắt đầu làm việc.
Thông tin về mức lương và các khoản thu nhập khác
Đây là phần cốt lõi và cần chi tiết nhất. Cần chia rõ:
- Mức lương cơ bản theo hợp đồng;
- Các khoản phụ cấp: Chức vụ, trách nhiệm, đi lại, điện thoại, nhà ở, v.v. (liệt kê cụ thể để minh bạch);
- Các khoản thu nhập khác: Thưởng, hoa hồng, làm thêm giờ;
- Các khoản khấu trừ: Thuế TNCN, BHXH, BHYT, BHTN (nếu có);
- Tổng thu nhập: Nên ghi rõ tổng thu nhập (có thể là trung bình 3-6 tháng) và làm rõ đây là lương trước thuế (gross) hay sau thuế (net), để người đọc hiểu đúng về con số lương gross sang net;
- Mức lương cơ bản: Theo hợp đồng lao động;
- Thời gian xác nhận: Từ tháng/năm đến tháng/năm.
Xem thêm: [Tải] 9 Mẫu bảng lương Excel mới nhất 2025 – Dễ dùng
Thời gian làm việc
Cần ghi rõ ngày bắt đầu làm việc chính thức tại công ty. Thông tin về loại hợp đồng lao động (ví dụ: Hợp đồng không xác định thời hạn) cũng là một yếu tố quan trọng giúp tăng độ tin cậy của văn bản xác nhận.
Chữ ký và dấu xác nhận
Phần bắt buộc cuối cùng là họ tên, chức vụ của người có thẩm quyền ký (thường là Giám đốc, Tổng Giám đốc, hoặc người được ủy quyền). Chữ ký sống và con dấu mộc của công ty là yếu tố quyết định tính pháp lý cao nhất của văn bản.
Giấy xác nhận lương dùng để làm gì?
Giấy xác nhận lương dùng để chứng minh thu nhập cá nhân một cách chính thức, làm căn cứ tài chính cho nhiều giao dịch quan trọng và các thủ tục pháp lý. Đây là một số trường hợp phổ biến nhất mà bạn sẽ cần đến văn bản này:
- Vay vốn ngân hàng/Tổ chức tài chính: Đây là hồ sơ bắt buộc khi bạn làm thủ tục vay tiêu dùng, vay mua nhà, mua xe. Ngân hàng sẽ dựa vào bảng xác nhận lương này để đánh giá khả năng trả nợ và tính ổn định trong thu nhập của bạn.
- Xin visa (Thị thực) du lịch, du học, công tác: Các đại sứ quán (Mỹ, Úc, Canada, khối Schengen…) yêu cầu xác nhận bảng lương để chứng minh bạn có công việc ổn định tại Việt Nam. Đây là yếu tố chứng minh khả năng chi trả cho chuyến đi và sự ràng buộc quay về.
- Quyết toán thuế thu nhập cá nhân: Nếu bạn có nhiều nguồn thu nhập hoặc cần tự đi quyết toán thuế, bạn sẽ cần xin giấy xác nhận thu nhập (theo mẫu của cơ quan thuế) từ các công ty đã chi trả lương để kê khai, điều chỉnh số thuế đã nộp.
- Các thủ tục pháp lý và bảo lãnh: Văn bản này cần thiết khi giải quyết tranh chấp tài sản, thủ tục ly hôn (để xác định mức cấp dưỡng, phân chia tài sản). Nó cũng được dùng khi làm hồ sơ bảo lãnh cho người thân (ví dụ: bảo lãnh vợ/chồng không đi làm).
Ai có thẩm quyền ký xác nhận lương?
Không phải ai trong công ty cũng có thể ký vào giấy xác nhận lương. Để đảm bảo tính pháp lý, văn bản này phải được ký bởi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Người này thường là Tổng Giám đốc, Giám đốc, hoặc người được ủy quyền hợp pháp bằng văn bản. Trong nhiều trường hợp thực tế, chữ ký có thể là của Kế toán trưởng hoặc Trưởng phòng Nhân sự, miễn là có con dấu mộc của công ty đi kèm.
Câu hỏi thường gặp
Dưới đây là một số thắc mắc phổ biến mà bộ phận nhân sự và người lao động thường gặp liên quan đến mẫu giấy xác nhận lương.
Mẫu xác nhận lương có cần song ngữ không?
Trả lời: Tùy thuộc vào nơi bạn nộp hồ sơ.
Nếu bạn nộp cho các cơ quan trong nước (như ngân hàng Việt Nam, cơ quan thuế), mẫu tiếng Việt là đủ. Tuy nhiên, nếu nộp cho Đại sứ quán, lãnh sự quán hoặc tổ chức nước ngoài, bạn bắt buộc phải dùng mẫu tiếng Anh hoặc mẫu song ngữ Việt – Anh.
Nếu lương nhận qua ngân hàng rồi thì có cần giấy xác nhận lương không?
Trả lời: Vẫn rất cần thiết và gần như là bắt buộc.
Sao kê ngân hàng chỉ cho thấy số tiền “thực nhận” vào tài khoản, không giải thích được lý do bạn nhận số tiền đó. Giấy xác nhận lương sẽ giải thích chi tiết cơ cấu thu nhập (lương, thưởng, phụ cấp…) và các khoản khấu trừ. Hầu hết các tổ chức tín dụng và lãnh sự quán đều yêu cầu cả hai loại giấy tờ này.
Giấy xác nhận lương có thời hạn sử dụng không?
Trả lời: Có, thông thường chỉ có giá trị trong khoảng 3-6 tháng.
Vì thu nhập và tình trạng công việc của bạn có thể thay đổi, nên các tổ chức tài chính và lãnh sự quán thường yêu cầu văn bản xác nhận được cấp trong vòng 3-6 tháng gần nhất. Giấy xác nhận quá cũ sẽ không phản ánh đúng tình hình tài chính hiện tại và có thể bị từ chối.
Dịch vụ tính lương chuẩn xác tại terra Payroll
Việc cấp giấy xác nhận lương thủ công, chậm trễ hoặc sai sót không chỉ ảnh hưởng đến cơ hội của nhân viên mà còn làm mất thời gian của bộ phận HR. Một quy trình lương chuẩn hóa là nền tảng cho mọi nghiệp vụ nhân sự.
terra cung cấp dịch vụ tính lương (Payroll Service) chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để bài toán lương thưởng. Đội ngũ chuyên gia của terra, vận hành trên nền tảng phần mềm tính lương online bảo mật, sẽ thực hiện toàn bộ nghiệp vụ.
- Tính toán chính xác: Chúng tôi xử lý cách tính lương phức tạp, khấu trừ BHXH, thuế TNCN, đảm bảo tuân thủ 100% luật định.
- Minh bạch & Tự động: Chúng tôi cung cấp dịch vụ Payroll trọn gói, bao gồm việc tạo và gửi phiếu lương điện tử cho từng nhân viên.
- Hỗ trợ toàn diện: Khi sử dụng dịch vụ tính tiền lương của terra, chúng tôi sẽ thay mặt HR xử lý các yêu cầu của nhân viên, bao gồm việc xuất các báo cáo và mẫu xác nhận lương khi cần một cách nhanh chóng.
Liên hệ ngay với terra để nhận tư vấn chi tiết!
Tổng kết
Tóm lại, giấy xác nhận lương là một chứng từ pháp lý quan trọng, cần thiết cho nhiều thủ tục tài chính và hành chính. Việc hiểu rõ các thành phần và sử dụng một mẫu xác nhận lương chuyên nghiệp sẽ giúp cả nhân viên và doanh nghiệp tiết kiệm thời gian. Hy vọng 8 mẫu trên sẽ hỗ trợ đắc lực cho công việc của bạn.
