Báo cáo tình hình sử dụng lao động là một yêu cầu bắt buộc của cơ quan chức năng đối với các doanh nghiệp. Bài viết này sẽ hướng dẫn 2 cách nộp báo cáo và các bước chi tiết để bạn có thể thực hiện quy trình nộp báo cáo một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Từ việc lựa chọn cơ quan nhận báo cáo cho đến các lưu ý quan trọng, terra sẽ cung cấp cho bạn thông tin cần thiết để đảm bảo báo cáo của bạn được nộp đúng hạn và đầy đủ. Hãy cùng khám phá!
Các lưu ý về báo cáo tình hình sử dụng lao động
Báo cáo tình hình sử dụng lao động là gì?
Báo cáo tình hình sử dụng lao động là 1 trong những báo cáo bắt buộc mà doanh nghiệp phải thực hiện hằng năm, nhằm cung cấp thông tin về việc sử dụng lao động trong tổ chức của mình. Báo cáo sử dụng lao động này giúp cơ quan quản lý nắm bắt được tình hình lao động thực tế và đưa ra các chính sách phù hợp.
Việc tuân thủ thời hạn và quy định nộp báo cáo không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ pháp luật mà còn giúp cơ quan quản lý nhà nước có thông tin chính xác để đưa ra các quyết định điều hành hợp lý.
Thời gian nộp báo cáo
Nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động cần được thực hiện hai lần mỗi năm. Báo cáo cho 6 tháng đầu năm cần được nộp trước ngày 5 tháng 6, trong khi báo cáo hàng năm phải hoàn thành trước ngày 5 tháng 12. Việc tuân thủ các thời hạn này giúp cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho các cơ quan quản lý, như Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, cũng như cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện.
Đơn vị nhận báo cáo
Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.
Báo cáo sử dụng lao động cần được gửi tới các đơn vị sau:
- Sở Lao động – Thương binh và Xã hội: Đây là cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh/trực thuộc trung ương, có trách nhiệm giám sát và điều phối các hoạt động liên quan đến lao động.
- Cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện: Đơn vị này quản lý các vấn đề liên quan đến bảo hiểm xã hội, đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Cách Nộp Báo Cáo Tình Hình Sử Dụng Lao Động
Cách 1: Qua Cổng dịch vụ công Quốc gia
Bước 1: Vào Cổng dịch vụ công Quốc gia tại: https://dichvucong.gov.vn/
Bước 2: Đăng nhập tài khoản dịch vụ công của doanh nghiệp bằng thiết bị ký số USB Token. Nếu chưa có tài khoản, doanh nghiệp có thể “Đăng ký” tài khoản mới trên trang chủ Cổng dịch vụ công quốc gia.
Lưu ý: Để xác thực thông tin chữ ký số của doanh nghiệp, bạn cần tải và cài đặt công cụ ký điện tử.
Bước 3: Sau khi bạn đã đăng nhập thành công vào cổng DVC quốc gia bằng tài khoản doanh nghiệp (1), hãy chọn phần “Thông tin và dịch vụ” (2) và tìm mục “Dịch vụ công trực tuyến”.
Bạn thực hiện lựa chọn thủ tục bằng cách tìm kiếm theo tên trong hệ thống dịch vụ công quốc gia. Cụ thể là:
Tìm kiếm “liên thông” tại mục (3), chọn cơ quan thực hiện là (4) Bộ ngành “Bảo hiểm xã hội Việt Nam”. Nhấn “Tìm kiếm” (5).
Bước 4: Chọn “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động” và bấm “Nộp trực tuyến”.
Bước 5: Khai báo thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động:
1. Lựa chọn cơ quan nhận Báo cáo tình hình sử dụng lao động:
- Đối với đơn vị trong khu công nghiệp: Chọn tỉnh/thành phố tương ứng với địa chỉ đăng ký kinh doanh để nộp báo cáo cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.
- Đối với đơn vị không thuộc khu công nghiệp: Chọn tỉnh/thành phố tương ứng với địa chỉ đăng ký kinh doanh để nộp báo cáo cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.
2. Mã đơn vị và Mã cơ quan BHXH: Nhấp vào liên kết để tra cứu mã đơn vị và mã cơ quan BHXH trên trang.
3. Thời hạn nộp báo cáo: Đối với 6 tháng đầu năm, báo cáo cần nộp trước ngày 05/07; đối với báo cáo cả năm, hạn cuối là trước ngày 05/01 năm sau.
4. Hoàn tất khai báo, nhấn “Đăng ký”.
Bước 6: Khi đã hoàn tất, hãy nhấn vào nút “Đăng ký” để hệ thống ghi nhận thông tin của bạn.
Bước 7: Khi màn hình hiển thị thông báo “Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công”, bạn có thể bấm “Thoát” để kết thúc thủ tục.
Bước 8: Nhập biểu mẫu khai báo và nộp hồ sơ lên hệ thống BHXH
Cán bộ BHXH sẽ bắt đầu xử lý các hồ sơ liên quan. Cổng Dịch vụ công Quốc gia sẽ truy xuất dữ liệu lao động từ hệ thống cơ sở dữ liệu của BHXH và sẽ tự động gửi báo cáo về hệ thống một cửa của địa phương theo thời gian báo cáo quy định bởi trong các lĩnh vực khoa học kỹ thuật, sức khỏe, giáo dục, công nghệ thông tin, và quản lý kinh doanh.
Lưu ý: Một số địa phương sẽ yêu cầu doanh nghiệp gửi hồ sơ trực tiếp hoặc qua email đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Vì vậy, bạn nên liên hệ trực tiếp để được hướng dẫn trước khi gửi hồ sơ.
Cách 2: Nộp trực tiếp báo cáo tại cơ quan nhận báo cáo.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo quy định trong Phụ lục I ban hành kèm Nghị định 145/2020/NĐ-CP, Mẫu số 01/PLI. Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động dành cho các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức như sau:
Bước 2: Điền thông tin vào báo cáo tình hình sử dụng lao động:
(Kính gửi) Cơ quan nhận báo cáo: Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp quận huyện nơi doanh nghiệp có trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
Phân loại vị trí việc làm theo:
- Cột số 8: Bao gồm lãnh đạo và quản lý làm việc tại các ngành, cấp cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp, những người giữ chức vụ có quyền quản lý, chỉ huy và điều hành.
- Cột số 9: Bao gồm ngành nghề yêu cầu kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn ở trình độ đại học trở lên trong các lĩnh vực khoa học kỹ thuật, sức khỏe, giáo dục, công nghệ thông tin, và quản lý kinh doanh.
- Cột số 10: Bao gồm ngành nghề yêu cầu kiến thức và kinh nghiệm ở trình độ bậc trung trong các lĩnh vực khoa học kỹ thuật, kinh doanh, văn hóa xã hội, giáo dục, v.v.
Bước 3: Nộp trực tiếp báo cáo tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, và thông báo cho cơ quan BHXH cấp quận, huyện nơi doanh nghiệp có trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
Dịch vụ nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động từ terra
Tuy báo cáo lao động là một yêu cầu quan trọng và bắt buộc đối với các doanh nghiệp, nhưng thực tế vẫn có nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc thực hiện, dẫn đến tình trạng quên hoặc không nộp báo cáo đúng hạn. Điều này có thể gây ra hậu quả lớn, đặc biệt nếu cơ quan cơ quan quản lý lao động Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tiến hành kiểm tra.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với mức xử phạt hành chính lên đến hàng chục triệu đồng. Nếu không nộp báo cáo, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt nặng hơn, không chỉ về tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động kinh doanh. Chính vì vậy, dịch vụ thay doanh nghiệp thực hiện Báo cáo lao động đã được phát triển, nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm thời gian cho các hoạt động khác.
Ngoài nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động, còn đến 6 mẫu báo cáo lao động khác doanh nghiệp cần thực hiện, bao gồm:
- Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động
- Báo cáo về tình hình tham gia bảo hiểm thất nghiệp của năm trước
- Báo cáo về công tác an toàn, vệ sinh lao động
- Báo cáo kết quả hoạt động huấn luyện an toàn vệ sinh lao động
- Báo cáo về tình hình tuyển dụng và quản lý người lao động Việt Nam (dành riêng cho văn phòng đại diện)
Để hỗ trợ bộ phận Nhân sự (HR) tiết kiệm thời gian và công sức trong giai đoạn cuối năm – thời điểm cần thiết phải phân bổ nguồn lực cho nhiều nghiệp vụ như tính lương tháng 13, thưởng Tết, quà Tết, v.v, terra cung cấp dịch vụ thực hiện báo cáo lao động chuyên nghiệp. terra sẽ thay mặt doanh nghiệp lập 7 báo cáo trên và nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền, giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng từ các công việc hành chính.
Với kinh nghiệm dày dặn, đã từng xử lý hơn 1500 hồ sơ BHXH hàng tháng của đội ngũ chuyên viên terra, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm về tính chính xác và hiệu quả của dịch vụ. terra cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng cao, đảm bảo mọi nghiệp vụ đều được thực hiện đúng quy trình, thời gian.
Hơn nữa, vì là thành viên của tập đoàn I-GLOCAL Nhật Bản, tinh thần thượng tôn pháp luật luôn được terra đặt lên hàng đầu. terra luôn cập nhật các quy định pháp luật và chính sách mới nhất về lao động, BHXH, thuế, giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật một cách tốt nhất. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro pháp lý mà còn tạo dựng niềm tin với nhân viên và các bên liên quan.
Xem thêm:
- Dịch vụ nộp báo cáo lao động thay cho doanh nghiệp tại terra nhanh chóng, trọn gói, đầy đủ thủ tục hồ sơ pháp lý, đúng luật, đúng thời hạn, hỗ trợ toàn quốc. Đăng ký ngay để được tư vấn chi tiết các loại báo cáo lao động tại terra!
- Công cụ tính lương Gross sang Net của terra sẽ hỗ trợ doanh nghiệp và người lao động ước tính tổng số tiền lương trước khi khấu trừ thuế (lương Gross) và lương thực nhận (lương Net). Mức đóng bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, thuế suất, và các khoản giảm trừ liên quan đến khoản lương nói trên được tính theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Hệ thống, phần mềm nhân sự terra HR System giúp tự động hóa các quy trình HRM gồm các tính năng: Chấm công, tính lương, nghỉ phép, đánh giá đào tạo nhân sự… nhanh chóng, chính xác nhất. Đăng ký ngay!
- Dịch vụ quyết toán thuế thu nhập cá nhân giá rẻ, trọn gói, đầy đủ thủ tục hồ sơ pháp lý gồm đăng ký thuế, kê khai, quyết toán. Đội ngũ tư vấn nhanh chóng toàn quốc.
- Phần mềm, dịch vụ tính lương terra Payroll nhanh, chính xác, tính năng dễ quản lý tiền lương được nhiều người sử dụng, đội ngũ hỗ trợ 24/7.
Đăng ký ngay dịch vụ làm báo cáo sử dụng lao động của terra hôm nay để nhận ưu đãi đặc biệt!
