Quỹ lương là gì và doanh nghiệp phải xây dựng, quản lý quỹ lương như thế nào để tuân thủ pháp luật, tối ưu chi phí và đảm bảo nguồn lực nhân sự? Bài viết dưới đây của terra giúp bạn hiểu rõ khái niệm, quy định, cách tính tổng quỹ lương, tổng quỹ lương được tính như thế nào cũng như cách sử dụng quỹ dự phòng tiền lương theo đúng chuẩn kế toán – nhân sự hiện nay.
Quỹ lương là gì?
Quỹ lương (hay quỹ tiền lương) là toàn bộ số tiền mà doanh nghiệp dùng để trả cho người lao động theo quy định, bao gồm lương cơ bản, phụ cấp, thưởng, làm thêm, và các khoản khác theo thỏa thuận. Đây là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp hoạch định chi phí nhân sự, xây dựng chính sách lương thưởng và đảm bảo mức chi trả phù hợp với hiệu quả kinh doanh từng giai đoạn.
Tổng quỹ lương bao gồm những khoản nào?
Để phục vụ cho công tác kế toán và phân tích tình hình sử dụng quỹ lương, tổng quỹ tiền lương thường được chia thành hai phần chính:
Quỹ Tiền Lương Chính
Quỹ tiền lương chính là phần lương cơ bản mà nhân viên nhận được hàng tháng, tương ứng với công việc chính của nhân sự đó. Các khoản chi tiết bao gồm:
- Lương cơ bản: Lương cứng theo thời gian/sản phẩm/khoán, lương tháng – ngày theo thang bảng lương, lương công nhật cho lao động thời vụ.
- Phụ cấp thường xuyên: Phụ cấp lương, trách nhiệm, thâm niên, ăn ca, xăng xe, phụ cấp làm thêm giờ, làm đêm, lễ – Tết và các phụ cấp khác theo đặc thù công việc.
- Thưởng cố định: Thưởng KPI, hoa hồng, thưởng chuyên cần, thưởng tháng/quý.
- Các khoản khác: Nhuận bút, giảng dạy, lương cho sản phẩm hỏng trong phạm vi quy định, lương ngừng việc do sự cố, lương khi đi công tác phục vụ nhiệm vụ Nhà nước hoặc nhiệm vụ xã hội.
Quỹ Tiền Lương Phụ
Quỹ tiền lương phụ là khoản tiền bổ sung thêm vào lương chính. Đây là khoản tiền lương phải trả cho người lao động trong các thời gian không trực tiếp sản xuất hoặc làm việc ngoài giờ chính thức:
- Lương nghỉ phép: Người lao động được hưởng theo chế độ nghỉ hằng năm.
- Lương khi đi nghĩa vụ: Chi trả trong thời gian thực hiện nghĩa vụ công tác hoặc nghĩa vụ xã hội.
- Lương đi học: Hưởng lương trong thời gian được cử đi học theo yêu cầu doanh nghiệp.
- Lương ngừng sản xuất: Áp dụng khi doanh nghiệp tạm dừng sản xuất do nguyên nhân khách quan.
- Phụ cấp đặc biệt: Cho lao động học nghề hoặc làm việc trong điều kiện đặc biệt.
Ngoài ra, quỹ lương kế hoạch còn bao gồm các khoản trợ cấp BHXH (ốm đau, thai sản, tai nạn) và các khoản doanh nghiệp phải đóng như BHXH, BHYT, BHTN, kinh phí công đoàn.
Quy định về chi trả lương và trích lập quỹ dự phòng tiền lương
Quỹ tiền lương của tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp phải được sử dụng đúng mục đích đã xác định trong phương án tiền lương và tuân thủ đầy đủ các quy định về kế toán, thuế và tài chính doanh nghiệp. Việc chi trả tiền lương không chỉ ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động mà còn tác động trực tiếp đến chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
Điều kiện để chi phí tiền lương được tính vào chi phí được trừ
Căn cứ theo Điểm 2.6 Khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, các khoản tiền lương, tiền công và phụ cấp chỉ được tính là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng điều kiện đã thực chi đúng thời hạn.
Trường hợp doanh nghiệp đã hạch toán chi phí tiền lương của một năm tài chính (ví dụ năm 2024) nhưng đến thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế (thông thường là ngày 31/03 năm sau) vẫn chưa chi trả cho người lao động, thì phần chi phí đã hạch toán này sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ, trừ khi doanh nghiệp có thực hiện trích lập quỹ dự phòng tiền lương theo đúng quy định.
Quy định về trích lập quỹ dự phòng tiền lương
Pháp luật cho phép doanh nghiệp trích lập quỹ dự phòng tiền lương nhằm chủ động nguồn chi trả cho kỳ kế toán tiếp theo. Tuy nhiên, việc trích lập phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Mức trích lập tối đa trong năm không được vượt quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.
- Doanh nghiệp chỉ được trích lập quỹ dự phòng khi việc trích lập này không làm phát sinh lỗ trong năm tài chính.
- Quỹ dự phòng tiền lương chỉ được sử dụng để bổ sung chi trả tiền lương cho năm liền kề sau năm trích lập.
Đối với doanh nghiệp kinh doanh có lãi, đạt tỷ suất lợi nhuận trên vốn nhà nước cao và có mức đóng góp lớn cho ngân sách nhà nước, doanh nghiệp được phép chi trả quỹ tiền lương căn cứ vào hiệu quả hoạt động sản xuất – kinh doanh. Tuy nhiên, việc chi quỹ lương phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện bắt buộc nhằm bảo đảm kỷ luật tài chính và hiệu quả sử dụng vốn nhà nước.
Cụ thể, doanh nghiệp phải bảo toàn được vốn, không đề nghị giảm khấu hao tài sản cố định hoặc cắt giảm các khoản nghĩa vụ tài chính phải nộp cho ngân sách nhà nước. Đồng thời, tốc độ tăng quỹ tiền lương phải thấp hơn tốc độ tăng tỷ suất lợi nhuận trên vốn nhà nước được giao, nhằm bảo đảm tiền lương gắn chặt với hiệu quả kinh doanh thực tế.
Ngược lại, đối với doanh nghiệp chưa có lãi hoặc đang bị lỗ, tổng quỹ tiền lương được chi trả không được vượt quá mức tiền lương cơ bản tính theo số lượng lao động thực tế đang làm việc, căn cứ vào hợp đồng lao động, thang bảng lương và các khoản phụ cấp theo quy định. Việc chi trả trong trường hợp này cần được kiểm soát chặt chẽ để tránh phát sinh thêm rủi ro tài chính và không làm gia tăng mức lỗ của doanh nghiệp.
Xử lý quỹ dự phòng không sử dụng hoặc sử dụng không hết
Trong trường hợp doanh nghiệp đã trích lập quỹ dự phòng tiền lương nhưng sau 6 tháng kể từ khi kết thúc năm tài chính vẫn chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết, thì phần quỹ chưa sử dụng phải được điều chỉnh giảm chi phí của năm sau liền kề. Việc điều chỉnh này nhằm đảm bảo chi phí tiền lương phản ánh đúng thực tế phát sinh và tuân thủ quy định về thuế.
Xây dựng quỹ lương như thế nào?
Xây dựng quỹ lương là quá trình kế hoạch hóa và xác định tổng chi phí trả lương cho người lao động trong một kỳ nhất định (tháng, quý, năm). Quỹ lương không chỉ là cơ sở chi trả tiền lương mà còn liên quan đến hiệu quả sản xuất – kinh doanh, ngân sách, năng suất lao động và chiến lược nhân sự của doanh nghiệp. Để xây dựng quỹ lương đúng và hiệu quả, doanh nghiệp thường thực hiện 5 bước cơ bản sau đây:
Bước 1: Xác định mục tiêu và nguyên tắc xây dựng quỹ lương
Trước khi bắt đầu xây quỹ lương, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu quỹ lương phù hợp với chiến lược nhân sự và tình hình tài chính. Mục tiêu này thường bao gồm:
- Bảo đảm trả lương đúng – đủ – kịp thời theo quy định pháp luật.
- Gắn mức trả với năng lực, kết quả công việc và hiệu suất của nhân viên.
- Thu hút và giữ chân lao động có năng lực.
- Phù hợp chiến lược phát triển kinh doanh giai đoạn hiện tại và tương lai.
Nguyên tắc xây dựng quỹ lương: công bằng – minh bạch – phù hợp với năng suất lao động – tuân thủ pháp luật lao động và các quy định về quỹ lương của nhà nước.
Bước 2: Thu thập và phân tích dữ liệu lao động
Bước này tập trung vào việc thu thập toàn bộ dữ liệu về:
- Số lượng lao động hiện có theo từng bộ phận
- Mức lương hiện tại theo vị trí công việc
- Các khoản phụ cấp, thưởng, phúc lợi đang áp dụng
- Chế độ đãi ngộ khác theo hợp đồng lao động hoặc nội quy công ty
Từ đó, phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến quỹ lương như: turnover (tỷ lệ nghỉ việc), năng suất lao động, năng lực từng nhóm vị trí, chi phí dành cho đào tạo, lương thưởng hiệu quả,…
Ví dụ: Công ty A có 50 nhân sự, gồm 10 nhân sự kinh doanh, 20 nhân sự chuyên môn và 20 nhân sự hành chính. Việc thu thập dữ liệu này giúp xác định được trọng số chi phí trả cho từng nhóm lao động.
Bước 3: Xây dựng thang, bảng lương và hệ số lương theo vị trí công việc
Đây là bước quan trọng để đảm bảo mỗi vị trí trong doanh nghiệp có mức lương tương đương với trách nhiệm, năng lực và yêu cầu công việc. Doanh nghiệp cần:
- Phân loại công việc theo nhóm nhiệm vụ.
- Xây dựng thang lương – bảng lương theo cấp bậc, hệ số, nhóm chức danh.
- Xác định hệ số lương cho từng vị trí dựa trên độ phức tạp, yêu cầu kỹ năng, kinh nghiệm và mức lương thị trường.
Bước 4: Dự toán quỹ lương tổng thể cho kỳ kế hoạch
Tùy vào đặc điểm lao động và mục tiêu quản lý, doanh nghiệp có thể lựa chọn cách trả lương phù hợp cho từng nhóm nhân sự, phổ biến gồm:
- Lương theo thời gian: Thu nhập được xác định dựa trên thời gian làm việc và mức lương thỏa thuận, thường áp dụng cho các vị trí văn phòng, quản lý.
- Lương theo sản phẩm: Người lao động được trả lương căn cứ vào kết quả làm việc thực tế, qua đó khuyến khích nâng cao hiệu suất.
- Lương khoán: Mức lương được tính khi hoàn thành trọn gói công việc đã giao, phù hợp với các nhiệm vụ có thời hạn và khối lượng cụ thể.
Bước 5: Phê duyệt, theo dõi và điều chỉnh quỹ lương
Quỹ lương đã xây dựng cần được phê duyệt bởi ban lãnh đạo và áp dụng chính thức trong kỳ tài chính. Song song với đó:
- Doanh nghiệp cần theo dõi thực tế chi trả hàng tháng/quý để kịp điều chỉnh sai lệch.
- Bảo đảm quỹ lương không vượt quá ngân sách hoặc vượt quá tỷ lệ chi trả cho phép theo nội quy tài chính.
- Rà soát thường xuyên để cập nhật khi thị trường lương biến động, khi có thay đổi cơ cấu nhân sự hoặc khi doanh nghiệp triển khai chiến lược mới.
Các yếu tố ảnh hưởng có thể làm thay đổi quỹ lương
Mức lương bình quân trên thị trường
Mức lương bình quân đóng tác động trực tiếp đến cách tính quỹ lương và khả năng điều chỉnh quỹ lương của doanh nghiệp. Mức lương này không cố định mà thay đổi dựa trên nhu cầu tuyển dụng, mức độ cạnh tranh và xu hướng thị trường lao động tại từng khu vực.
Ngoài ra, sự thay đổi về mức lương tối thiểu vùng, chính sách tăng lương theo thâm niên, phụ cấp hoặc điều chỉnh từ Nhà nước đều tác động đến mức lương bình quân. Khi mức lương bình quân tăng, quỹ lương của doanh nghiệp cũng tăng theo tương ứng.
Ví dụ: Một doanh nghiệp trả mức lương bình quân 8 triệu đồng/tháng cho người lao động sẽ có quỹ lương thấp hơn nhiều so với doanh nghiệp trả mức bình quân 15 triệu đồng/tháng. Với quy mô 50 lao động, chênh lệch quỹ lương mỗi tháng đã lên tới 350 triệu đồng, cho thấy mức lương bình quân là yếu tố then chốt trong việc xây dựng và quản lý quỹ lương.
Mục tiêu của doanh nghiệp
Quỹ lương luôn gắn liền với mục tiêu và định hướng kinh doanh của doanh nghiệp ở từng thời kỳ. Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, tăng sản xuất hoặc muốn thu hút nhân tài, họ sẽ tăng ngân sách lương – thưởng để ổn định và phát triển nhân sự. Ngược lại, trong giai đoạn khó khăn, doanh nghiệp có thể cắt giảm thưởng, hạn chế tuyển dụng hoặc tái cơ cấu nhân sự khiến quỹ lương giảm xuống.
Một chiến lược quỹ lương hiệu quả cần đảm bảo cân bằng giữa hai yếu tố:
- Tăng số lượng nhân sự phù hợp với mục tiêu tăng trưởng
- Tăng mức đãi ngộ để giữ chân người lao động có năng lực
Tình hình tài chính và quản lý rủi ro
Tình hình tài chính tổng thể quyết định khả năng doanh nghiệp duy trì mức quỹ lương ổn định. Doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi:
- Tỷ lệ đòn bẩy tài chính
- Khả năng thanh toán
- Tính biến động của tài sản
- Mức độ rủi ro trong đầu tư
Bên cạnh đó, doanh nghiệp được phép trích lập quỹ dự phòng tiền lương tối đa 17% quỹ lương thực hiện, nhưng chỉ khi hoạt động tài chính không phát sinh lỗ. Quỹ dự phòng này giúp doanh nghiệp đảm bảo khả năng chi trả lương trong giai đoạn thị trường biến động hoặc doanh thu giảm.
Sự thay đổi về số lượng lao động
Số lượng người lao động có mối liên hệ trực tiếp với quy mô quỹ lương. Khi doanh nghiệp tăng số lao động để đáp ứng sản xuất, quỹ lương tăng. Khi cắt giảm nhân sự do giảm nhu cầu thị trường, quỹ lương giảm theo. Ngoài ra, việc sử dụng lao động có tay nghề cao giúp tăng năng suất, từ đó doanh nghiệp có thể vận hành với ít nhân sự hơn nhưng hiệu quả hơn.
Cách xác định quỹ tiền lương trong doanh nghiệp
Quỹ tiền lương là cơ sở để doanh nghiệp lập kế hoạch chi phí, quản lý nhân sự và đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Theo Điều 11 Nghị định 44/2025/NĐ-CP (thay thế Nghị định 52/2016 từ 15/4/2025), cách xác định quỹ tiền lương được quy định như sau:
Quỹ tiền lương kế hoạch
Quỹ tiền lương kế hoạch được xác định dựa trên số lao động bình quân kế hoạch, bao gồm cả Ban điều hành, và mức tiền lương bình quân kế hoạch theo Điều 9 Nghị định 44/2025/NĐ-CP. Quỹ này giúp doanh nghiệp dự trù chi phí nhân sự trong năm và đảm bảo đủ nguồn lực chi trả quyền lợi cho người lao động.
Quỹ tiền lương thực hiện
Được tính dựa trên số lao động bình quân thực tế sử dụng, bao gồm cả Ban điều hành, và mức tiền lương bình quân thực hiện theo Điều 10 Nghị định 44/2025/NĐ-CP. Đây là quỹ tiền lương thực tế mà doanh nghiệp phải chi trả trong kỳ, giúp đối chiếu với kế hoạch và điều chỉnh hợp lý.
Điều chỉnh quỹ khi lợi nhuận vượt kế hoạch
Doanh nghiệp có thể tăng thêm quỹ tiền lương nếu lợi nhuận thực hiện vượt kế hoạch. Theo nguyên tắc:
- Với mỗi 1% lợi nhuận vượt kế hoạch, tối đa được tăng thêm 2% quỹ tiền lương.
- Tiền lương bổ sung không vượt 20% phần lợi nhuận vượt kế hoạch và không quá 2 tháng tiền lương bình quân.
Điều này vừa khuyến khích doanh nghiệp chia sẻ lợi ích với người lao động, vừa đảm bảo quản lý quỹ lương hợp lý.
Một số câu hỏi thường gặp về quỹ tiền lương
Dưới đây là các câu hỏi liên quan đến quỹ tiền lương mà nhân sự và người lao động nên lưu y:
Doanh nghiệp có bắt buộc phải trích lập quỹ dự phòng tiền lương hay không?
Việc trích lập quỹ dự phòng tiền lương là không bắt buộc. Công việc này chỉ nhằm đảm bảo nguồn chi trả tiền lương cho người lao động đúng hạn, đầy đủ và không bị gián đoạn. Đặc biệt là để dự phòng khi doanh nghiệp gặp khó khăn.
Theo đó, tùy vào tình hình hoạt động của doanh nghiệp mà xác định có cần thiết lập quỹ dự phòng tiền lương hay không.
Có thể trích quỹ dự phòng tiền lương từ đâu và trích tối đa bao nhiêu?
Quỹ dự phòng tiền lương được trích từ lợi nhuận trước thuế TNDN. Theo Điểm 2.6 Khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015:
- Mức trích dự phòng tiền lương hàng năm không được vượt quá 17% quỹ tiền lương thực hiện;
- Phải đảm bảo doanh nghiệp không bị lỗ sau khi trích lập. Nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích lập dự phòng tiền lương đủ 17%.
Hồ sơ trích lập quỹ dự phòng tiền lương gồm những gì?
Hồ sơ trích lập quỹ dự phòng tiền lương gồm:
- Việc trích lập quỹ dự phòng tiền lương cần phải được quy định rõ khi cần trích lập và mức dự kiến trích lập trong quy chế tài chính hoặc quy chế lương thưởng của doanh nghiệp;
- Tờ trình bản tổng hợp quỹ lương đã thực hiện trong năm và kế hoạch trả lương trong năm tới sẽ phải cần đến quỹ dự phòng tiền lương;
- Phiếu chi và quyết định của ban giám đốc về việc trích lập (trên quyết định cần quy định chi tiết về mức trích lập, kế hoạch sử dụng).
Dịch vụ tính lương terra
Quản trị tiền lương không chỉ là bài toán về con số, mà còn là yêu cầu về tuân thủ quy định pháp lý. Với thế mạnh trong lĩnh vực nhân sự – tính lương, terra cung cấp giải pháp dịch vụ Payroll theo mô hình BPaaS.
Giải pháp là sự kết hợp giữa dịch vụ tính lương thuê ngoài (BPO – Business Process Outsourcing) và phần mềm quản trị nhân sự (Software as a Service), tự động hóa quy trình trả lương nhằm giảm chi phí, hạn chế rủi ro và đảm bảo tính chính xác – tất cả trên một nền tảng duy nhất.
Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ tính lương terra Payroll:
- Tiết kiệm đến 90% thời gian tổng hợp giờ làm, nghỉ phép, tăng ca… nhờ hệ thống cập nhật theo thời gian thực.
- Gói dịch vụ tính lương giảm thiểu toàn bộ sai lệch nhờ công thức được thiết kế riêng theo nhu cầu từng doanh nghiệp.
- Dễ dàng gửi đến từng nhân sự chỉ trong vòng 1 phút, tích hợp miễn phí với hệ thống nhân sự giúp phân quyền truy cập rõ ràng, bảo mật.
- Mọi thông tin về BHXH, thuế TNCN và quyền lợi nhân viên đều được tập trung tại một nền tảng.
Liên hệ ngay với terra để nhận được tư vấn
KẾT LUẬN
Quản lý quỹ lương hiệu quả giúp doanh nghiệp vừa tuân thủ pháp luật, vừa tối ưu chi phí và duy trì nguồn lực nhân sự ổn định. Việc áp dụng đúng cách tính quỹ lương doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chi phí nhân sự một cách khoa học và bền vững. Theo dõi và cập nhật tin tức tại terra để nắm bắt thêm nhiều thông tin nhân sự – tiền lương quan trọng cho doanh nghiệp của bạn.
