Mã số BHXH của người lao động Việt Nam nay chính là số định danh cá nhân 12 số trên thẻ căn cước. Đến ngày 16/10/2026, BHXH Việt Nam đã chuyển đổi thành công 101.499.314 người trên phần mềm Thu và quản lý sổ, thẻ (TST), đạt 99,17%. Doanh nghiệp không phải làm thủ tục đổi mã, nhưng phải tự rà lại dữ liệu nhân sự, bảng lương và quy trình báo tăng, báo giảm.
Tóm tắt nhanh
- Từ 01/8/2025, số định danh cá nhân/căn cước công dân (ĐDCN/CCCD) được dùng thay mã số BHXH theo Công văn 1804/BHXH-QLT ngày 04/8/2025.
- Kế hoạch 3115/KH-BHXH ngày 13/8/2026 đưa việc chuyển đổi lên toàn bộ phần mềm nghiệp vụ từ 01/9/2026.
- Đến 16/10/2026: 101.499.314 trên 102.346.428 người đã chuyển đổi thành công (99,17%); người đang tham gia BHXH, BHYT đã chuyển xong trên toàn quốc.
- Doanh nghiệp và người lao động không phải nộp hồ sơ đổi mã nếu thông tin đã khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; mã 10 số cũ vẫn tra cứu được.
- Mã đơn vị tham gia BHXH cũng đổi sang bộ mã mới, trong đó mã định danh đơn vị của doanh nghiệp là mã số doanh nghiệp 10 ký tự.
Mã số BHXH được thay bằng số định danh cá nhân từ khi nào?
Mã số BHXH được thay bằng số định danh cá nhân từ ngày 01/8/2025 theo Công văn 1804/BHXH-QLT. Từ ngày 01/9/2026, việc thay thế được triển khai trên toàn bộ phần mềm nghiệp vụ của ngành BHXH theo Kế hoạch 3115/KH-BHXH.
Mã số BHXH là mã nhận diện duy nhất của mỗi người tham gia, dùng để quản lý quá trình đóng và hưởng BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp. Trước đây, mã này gồm 10 số do cơ quan BHXH cấp, in trên sổ BHXH và thẻ BHYT. Nay mã định danh của người Việt Nam là số ĐDCN 12 số do Bộ Công an cấp.
Năm 2025 mới là bước “đồng nhất”: người tham gia mới kê khai bằng số căn cước, người cũ được đồng bộ khi phát sinh giao dịch. Trong thời gian chờ hoàn thiện phần mềm, BHXH Việt Nam vẫn cho dùng mã 10 số đã cấp. Năm 2026 là bước chuyển đổi dữ liệu tập trung.
| Mốc | Nội dung | Căn cứ |
|---|---|---|
| 01/8/2025 | Số ĐDCN/CCCD chính thức dùng thay mã số BHXH; áp dụng bộ mã quản lý đơn vị mới | Công văn 1804/BHXH-QLT ngày 04/8/2025 |
| 13/8/2026 | Ban hành kế hoạch chuyển đổi trên các phần mềm nghiệp vụ | Kế hoạch 3115/KH-BHXH |
| 15/8 đến trước 01/9/2026 | Giai đoạn 1: chuẩn hóa dữ liệu, đối soát với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, nâng cấp phần mềm, sao lưu | Kế hoạch 3115/KH-BHXH |
| Từ 01/9/2026 | Giai đoạn 2: chuyển đổi trên phần mềm TST, đồng bộ sang phần mềm xét duyệt chính sách, giao dịch BHXH điện tử, VssID, kế toán, giám định BHYT | Kế hoạch 3115/KH-BHXH |
| 16/10/2026 | 101.499.314 người chuyển đổi thành công (99,17%) | Báo cáo của BHXH Việt Nam |
Kết quả chuyển đổi theo Kế hoạch 3115/KH-BHXH nói gì với doanh nghiệp?
Kết quả cho thấy gần như toàn bộ người lao động đang đóng BHXH đã có mã mới. Phần còn lại, khoảng 0,83%, chủ yếu là hồ sơ lệch thông tin hoặc chưa có số căn cước, và đây đúng là loại lỗi bắt nguồn từ dữ liệu doanh nghiệp kê khai.
Theo BHXH Việt Nam, phạm vi chuyển đổi trên phần mềm TST gồm cả người đang tham gia và người đã dừng tham gia BHXH, BHYT:
| Nhóm | Số người | Tỷ lệ | Nguyên nhân chính |
|---|---|---|---|
| Thuộc phạm vi chuyển đổi | 102.346.428 | 100% | Gồm người đang và đã dừng tham gia |
| Chuyển đổi thành công | 101.499.314 | 99,17% | Thông tin đã khớp dữ liệu dân cư |
| Chưa thành công | 162.080 | 0,16% | Thông tin cá nhân lệch giữa các phần mềm, mã số BHXH chưa đồng bộ đủ |
| Chưa thực hiện | 348.254 | 0,34% | Đang được rà soát, xử lý tiếp |
| Chưa đủ điều kiện | 336.780 | 0,33% | Chưa có số ĐDCN/CCCD hoặc thông tin không khớp Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư |
Với một doanh nghiệp 500 người, tỷ lệ lỗi 0,83% tương đương khoảng 4 hồ sơ. Con số nhỏ, nhưng mỗi hồ sơ lỗi có thể làm chậm việc giải quyết ốm đau, thai sản hay chốt sổ của đúng người lao động đó.
Nhóm “đã dừng tham gia” cũng đáng chú ý. Người nghỉ việc nhiều năm, đổi từ chứng minh nhân dân sang căn cước nhưng chưa cập nhật lên BHXH, là nhóm dễ rơi vào diện chưa chuyển đổi. Khi họ quay lại làm việc, phòng nhân sự là nơi phát hiện lỗi đầu tiên.
Doanh nghiệp có phải làm thủ tục CCCD thay mã số BHXH không?
Không. Việc CCCD thay mã số BHXH do cơ quan BHXH thực hiện tập trung và tự động, không phát sinh thủ tục hành chính cho đơn vị và người tham gia, với điều kiện thông tin cá nhân đã đầy đủ, chính xác và đã xác thực với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Theo Thông báo 6877/TB-BHXH ngày 22/8/2026 của BHXH TP.HCM, quá trình chuyển đổi phải giữ nguyên lịch sử hồ sơ, chứng từ, quá trình đóng và hưởng đã phát sinh. Trong thời gian chuyển tiếp, hệ thống tra cứu được bằng cả mã 10 số cũ và số căn cước mới.
Người lao động không phải đổi sổ BHXH hay cấp lại thẻ BHYT chỉ vì việc chuyển đổi. Họ đăng nhập VssID bằng số ĐDCN/CCCD sau khi nhận thông báo của BHXH Việt Nam. Người cần chủ động là người chưa có số căn cước, chưa xác thực được với dữ liệu dân cư, hoặc có sai lệch họ tên, ngày sinh, giới tính.
Mã đơn vị tham gia BHXH của doanh nghiệp thay đổi thế nào?
Mã đơn vị cũ được thay bằng bộ mã quản lý mới gồm 3 thành phần ĐD, ĐT, LH. Với doanh nghiệp, mã định danh đơn vị (ĐD) là mã số doanh nghiệp 10 ký tự do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp, ghi trên các biểu mẫu giao dịch với cơ quan BHXH.
- ĐD: mã định danh đơn vị. Doanh nghiệp dùng mã số doanh nghiệp 10 ký tự; đơn vị có quan hệ ngân sách dùng mã quan hệ ngân sách 7 ký tự.
- ĐT: mã đối tượng tham gia BHYT, 2 ký tự chữ, do cơ quan BHXH quản lý.
- LH: mã loại hình sản xuất kinh doanh, 3 ký tự, theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg.
Thông báo của BHXH TP.HCM đề nghị đơn vị đối chiếu mã số thuế, loại hình sản xuất kinh doanh và người đại diện đang lưu trên phần mềm của cơ quan BHXH. Doanh nghiệp FDI vừa đổi người đại diện theo pháp luật hoặc đổi địa chỉ sau sáp nhập đơn vị hành chính nên kiểm phần này trước.
HR cần cập nhật gì trong hồ sơ, báo tăng giảm và bảng lương?
HR cần làm 3 việc: lấy số định danh cá nhân 12 số làm khóa nhận diện người lao động trên hồ sơ BHXH, đối chiếu thông tin nhân thân với dữ liệu của cơ quan BHXH, và cập nhật mọi biểu mẫu, phần mềm đang dùng mã 10 số. Danh sách cụ thể:
- Hồ sơ nhân sự: chuẩn hóa trường số ĐDCN 12 số cho toàn bộ nhân viên Việt Nam; giữ mã BHXH 10 số cũ ở một cột tham chiếu để tra lịch sử.
- Đối chiếu nhân thân: so họ tên, ngày sinh, giới tính và số ĐDCN trên hồ sơ công ty với dữ liệu trên phần mềm của cơ quan BHXH; lập danh sách người lệch để điều chỉnh.
- Báo tăng lao động mới: kê khai bằng số ĐDCN/CCCD; người tham gia lần đầu được cấp mã đồng nhất với số định danh.
- Báo giảm, chốt sổ: dùng số định danh trên hồ sơ; nếu người nghỉ việc thuộc nhóm chưa chuyển đổi thì xử lý sai lệch trước khi nộp.
- Bảng lương và phần mềm: cột mã BHXH trên bảng lương, file xuất sang phần mềm giao dịch BHXH điện tử và hệ thống nhân sự cần đổi sang số định danh, đồng thời kiểm nhà cung cấp phần mềm đã cập nhật chưa.
- Thông báo cho nhân viên: nhắc người lao động đăng nhập VssID bằng số căn cước, tự kiểm thông tin và không cung cấp OTP, mật khẩu cho người giả danh cán bộ BHXH.
Việc dùng một mã chung có lợi cho bảng lương. Từ 01/7/2025, theo Thông tư 86/2024/TT-BTC, số định danh cá nhân cũng được dùng thay mã số thuế cá nhân. Khi BHXH và thuế cùng dùng số 12 số, HR có thể ghép dữ liệu lương, BHXH, thuế TNCN của một người bằng một khóa duy nhất.
| Hạng mục | Trước | Sau | Việc của HR |
|---|---|---|---|
| Mã người tham gia | Mã số BHXH 10 số do cơ quan BHXH cấp | Số ĐDCN/CCCD 12 số | Cập nhật trường mã trên hồ sơ, giữ mã cũ để tham chiếu |
| Mã đơn vị | Mã đơn vị do cơ quan BHXH cấp | Bộ mã ĐD, ĐT, LH; ĐD là mã số doanh nghiệp | Kiểm mã số thuế, loại hình, người đại diện |
| Người mới tham gia | Chờ cấp mã số BHXH | Kê khai bằng số căn cước | Thu bản chụp căn cước khi nhận việc |
| Tra cứu | Bằng mã 10 số | Bằng cả mã cũ và số mới trong thời gian chuyển tiếp | Hướng dẫn nhân viên đăng nhập lại VssID |
| Quá trình đóng, hưởng | Gắn với mã 10 số | Giữ nguyên, gắn sang số định danh | Không phải khai lại |
Người lao động nước ngoài thì mã số BHXH xử lý ra sao?
Người lao động nước ngoài không có số định danh cá nhân/CCCD của công dân Việt Nam. Các thông báo về Kế hoạch 3115/KH-BHXH chưa có hướng dẫn riêng cho nhóm này, nên doanh nghiệp tiếp tục dùng mã số BHXH đã được cấp cho từng người nước ngoài.
Toàn bộ nội dung chuyển đổi mà BHXH Việt Nam công bố đều xoay quanh số ĐDCN/CCCD và việc đối soát với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Trong thực tế quản lý, người nước ngoài được nhận diện bằng hộ chiếu và mã số BHXH do cơ quan BHXH cấp khi tham gia lần đầu.
Với doanh nghiệp FDI có cả nhân viên Việt Nam và người nước ngoài, nên tách hai nhóm trong file theo dõi:
- Nhân viên Việt Nam: khóa nhận diện là số định danh 12 số.
- Người nước ngoài: giữ mã số BHXH 10 số, số hộ chiếu đang dùng và ghi lại mỗi lần đổi hộ chiếu để báo điều chỉnh.
- Khi người nước ngoài nghỉ việc, làm chốt sổ BHXH cho người lao động nước ngoài theo mã số BHXH đã cấp, không chờ hướng dẫn chuyển đổi.
Nếu cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp tham gia có hướng dẫn khác cho người nước ngoài, nên làm theo văn bản của cơ quan BHXH đó và lưu lại trong hồ sơ.
Thông tin sai lệch sau chuyển đổi thì xử lý thế nào?
Người lao động đang làm việc thì điều chỉnh qua doanh nghiệp; người đã nghỉ việc liên hệ cơ quan BHXH cơ sở nơi quản lý. Trước hết cần xác định thông tin lệch ở đâu: trên hồ sơ BHXH hay trên dữ liệu căn cước.
- Người lao động kiểm họ tên, ngày sinh, giới tính, số ĐDCN/CCCD trên VssID hoặc mục Tra cứu trực tuyến của Cổng thông tin BHXH Việt Nam (xem các cách tra cứu bảo hiểm xã hội).
- Nếu thông tin BHXH sai so với căn cước, doanh nghiệp lập hồ sơ điều chỉnh thông tin cho người đang làm việc (tham khảo hướng dẫn cập nhật CCCD bảo hiểm xã hội).
- Nếu chính dữ liệu căn cước sai, người lao động điều chỉnh với cơ quan công an trước, sau đó mới cập nhật lên BHXH.
- Vướng mắc gọi Tổng đài BHXH Việt Nam 1900 9068 hoặc hỏi trực tiếp BHXH cơ sở; chỉ dùng kênh chính thức.
Dữ liệu khớp còn quan trọng cho bước tiếp theo. Từ năm 2027, BHXH Việt Nam dự kiến chi trả chế độ qua tài khoản an sinh xã hội trên VNeID, vốn cũng đòi hỏi thông tin BHXH trùng với định danh quốc gia.
terra hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa mã số BHXH như thế nào?
Lỗi mã số BHXH thường không lộ ra lúc chuyển đổi, mà lộ ra khi người lao động cần hưởng chế độ hoặc chốt sổ. Trong dịch vụ tính lương có kê khai BHXH, terra giữ dữ liệu lương, BHXH và thuế TNCN của từng nhân viên trên cùng một khóa nhận diện, nên phần rà soát này nằm trong việc hằng tháng:
- Đối chiếu danh sách tham gia BHXH với số định danh cá nhân, họ tên, ngày sinh, giới tính; lập danh sách người cần điều chỉnh.
- Kê khai báo tăng, báo giảm và điều chỉnh thông tin BHXH cùng kỳ tính lương.
- Chuẩn hóa cột mã nhận diện trên bảng lương, tách riêng nhóm người lao động nước ngoài.
- Chuẩn bị hồ sơ chốt sổ khi nhân viên nghỉ việc để không bị trả hồ sơ vì lệch thông tin.
Xem phạm vi chi tiết tại dịch vụ tính lương và BHXH của terra.
Chưa chắc hồ sơ BHXH của nhân viên đã khớp số định danh?
terra đối chiếu toàn bộ danh sách tham gia BHXH với dữ liệu lương và chỉ ra người cần điều chỉnh trước kỳ báo tăng, giảm tới. Đặt lịch rà soát dữ liệu lương và BHXH
Kết luận
Mã số BHXH của người lao động Việt Nam nay là số định danh cá nhân, và 99,17% hồ sơ đã chuyển đổi xong mà doanh nghiệp không phải nộp gì. Phần việc còn lại của HR là làm sạch dữ liệu: hồ sơ lệch, mã trên bảng lương, phần mềm kê khai và nhóm người nước ngoài. Làm xong trước cuối năm 2026, doanh nghiệp sẽ bước vào kỳ chi trả qua VNeID năm 2027 với bộ dữ liệu sạch.
