Bảng chấm công là công cụ không thể thiếu trong quản lý nhân sự, đặc biệt với các doanh nghiệp có quy mô từ nhỏ đến lớn. Trong bài viết này terra sẽ tổng hợp 15 mẫu bảng chấm công được thiết kế phù hợp với nhiều mô hình doanh nghiệp khác nhau – từ công ty sản xuất, văn phòng, đến tổ chức làm việc theo ca kíp.
Dưới đây là tổng hợp 15 mẫu bảng chấm công dễ sử dụng và hiệu quả trong việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên, bao gồm ưu nhược điểm và mức độ phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp.
Bảng chấm công hàng ngày (cập nhật mới nhất)
Mẫu bảng chấm công hàng ngày cho phép ghi nhận thời gian làm việc thực tế của nhân viên theo từng ngày cụ thể, bao gồm giờ vào, giờ ra, số công, công làm thêm, nghỉ phép, và các lý do vắng mặt. Mẫu này phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động ổn định theo giờ hành chính hoặc theo ca cố định, cần theo dõi sát sao thời gian làm việc hàng ngày của nhân viên.

Ưu điểm | Nhược điểm |
Dễ theo dõi công hàng ngày | Dữ liệu phát sinh lớn nếu số lượng nhân viên nhiều |
Phù hợp để quản lý trực tiếp trên Excel hoặc Google Sheets | Cần cập nhật thủ công hàng ngày |
Hỗ trợ đối chiếu thời gian làm việc và chấm công rõ ràng | Không phù hợp với công việc linh hoạt hoặc tính công theo sản phẩm |
Tải ngay trọn bộ mẫu bảng chấm công Excel theo ngày, giờ, tuần, tháng ngay tại đây!
Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 200
Đây là mẫu chấm công chính thức theo quy định của Bộ Tài chính trong Thông tư 200, với cấu trúc chuẩn mực và đầy đủ các chỉ tiêu kế toán như mã nhân viên, ký hiệu công, tổng hợp ngày công,… Mẫu này phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn có hệ thống kế toán bài bản, cần đối chiếu chứng từ rõ ràng và tuân thủ quy định về lưu trữ sổ sách kế toán.

Ưu điểm | Nhược điểm |
Chuẩn hóa theo quy định kế toán | Ít linh hoạt trong tuỳ biến nội bộ |
Phù hợp cho lưu trữ, kiểm tra, đối chiếu sổ sách | Sử dụng ký hiệu chuyên ngành dễ gây nhầm lẫn nếu không quen |
Hỗ trợ kết nối với hệ thống tính lương | Không hỗ trợ tính theo giờ chi tiết |
Tải ngay trọn bộ mẫu bảng chấm công Excel theo ngày, giờ, tuần, tháng ngay tại đây!
Bảng chấm công theo Thông tư 133
Bảng chấm công theo Thông tư 133 được thiết kế theo hướng tối giản hóa quy định của nhà nước, bao gồm các trường thông tin cơ bản như họ tên, ngày công, ngày nghỉ và lược bỏ các chi tiết phức tạp. Bảng này rất phù hợp với các đơn vị kinh doanh cá thể, startup hoặc doanh nghiệp mới thành lập chưa cần quy trình quản trị nhân sự quá phức tạp.

Ưu điểm | Nhược điểm |
Dễ hiểu, đơn giản, dễ ứng dụng | Thiếu chi tiết về thời gian làm việc |
Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh | Không thích hợp cho mô hình cần theo dõi ca làm hoặc hiệu suất |
Được công nhận bởi cơ quan thuế | Không có cột giờ vào – ra nên cần mẫu bổ sung nếu muốn chi tiết hơn |
Tải ngay trọn bộ mẫu bảng chấm công Excel theo ngày, giờ, tuần, tháng ngay tại đây!
Mẫu chấm công hàng ngày theo Thông tư 177
Đây là mẫu mới cập nhật theo Thông tư 177, thường áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp công lập. Mẫu này được trình bày gọn gàng và có ký hiệu chấm công chi tiết. Phù hợp với tổ chức nhà nước, trường học, bệnh viện hoặc đơn vị công lập có yêu cầu lưu trữ chặt chẽ hồ sơ hành chính.

Ưu điểm | Nhược điểm |
Hợp pháp, chuẩn hoá cho đơn vị công lập | Cần xác nhận nhiều bước, gây mất thời gian |
Rõ ràng, dễ lưu trữ và truy vết | Không thân thiện với Excel, cần in ra để ký xác nhận |
Có tính kiểm soát cao | Thiếu tính linh hoạt cho doanh nghiệp tư nhân |
Tải ngay trọn bộ mẫu bảng chấm công Excel theo ngày, giờ, tuần, tháng ngay tại đây!
Mẫu bảng chấm công hàng ngày đơn giản trên Excel
Mẫu bảng chấm công này được thiết kế tối ưu cho Excel với công thức tự động tính số công, công làm thêm, vắng mặt theo từng ngày. Bảng này phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, không có phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng nhưng vẫn muốn kiểm soát thời gian làm việc hiệu quả.

Ưu điểm | Nhược điểm |
Tự động hoá công thức tính công | Dễ bị lỗi nếu không khóa công thức kỹ |
Tiết kiệm thời gian tổng hợp | Không phù hợp nếu nhân sự biến động liên tục |
Phù hợp với kế toán nội bộ và nhân sự nhỏ | Cần người có kỹ năng Excel cơ bản để chỉnh sửa |
Tải ngay trọn bộ mẫu bảng chấm công Excel theo ngày, giờ, tuần, tháng ngay tại đây!
Mẫu chấm công hàng ngày trong Word (phiên bản 2025)
Đây là mẫu bảng chấm công được thiết kế bằng Word, dễ chỉnh sửa và phù hợp khi cần in ấn hoặc trình ký. Phiên bản cập nhật năm 2025 đã bổ sung cột giờ làm việc và phần xác nhận của nhân sự, giúp tăng tính minh bạch. Doanh nghiệp quy mô nhỏ, đơn vị trường học, hoặc công ty không sử dụng Excel thường xuyên có thể áp dụng hiệu quả mẫu này.

Ưu điểm | Nhược điểm |
Dễ chỉnh sửa theo nhu cầu thủ công | Không hỗ trợ tính toán tự động |
Phù hợp để in, trình ký hoặc gửi file PDF | Khó tổng hợp dữ liệu nếu số lượng nhân viên nhiều |
Tương thích với hầu hết máy tính không cài Excel | Không tiện để lưu trữ, thống kê dài hạn |
Tải ngay trọn bộ mẫu bảng chấm công Excel theo ngày, giờ, tuần, tháng ngay tại đây!
Mẫu bảng chấm công cho nhân viên làm thêm giờ
Mẫu này tập trung vào việc theo dõi số giờ làm thêm ngoài giờ hành chính, có phân chia rõ phần giờ làm thêm vào ngày thường, cuối tuần, và ngày lễ. Đây là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp có chính sách trả lương tăng ca hoặc vận hành theo dự án cần tính toán công ngoài giờ chi tiết.

Ưu điểm | Nhược điểm |
Hỗ trợ phân loại và tính chính xác giờ làm thêm | Cần thiết lập công thức riêng cho từng loại tăng ca |
Giúp minh bạch trong việc trả lương ngoài giờ | Dễ gây nhầm lẫn nếu không kiểm soát chặt thời gian ghi nhận |
Phù hợp với công ty dịch vụ, xây dựng, sản xuất | Cần đối chiếu kỹ với quy định nội bộ về tăng ca |
Tải ngay trọn bộ mẫu bảng chấm công Excel theo ngày, giờ, tuần, tháng ngay tại đây!
Bảng chấm công mẫu đo lường hiệu suất theo tuần
Bảng chấm công dưới đây không chỉ tích hợp cột đánh giá hiệu suất theo tuần mà còn ghi nhận thời gian làm việc. Phù hợp với công ty đề cao quản trị theo kết quả, đặc biệt là các doanh nghiệp trong lĩnh vực sáng tạo, marketing hoặc công nghệ thông tin.

Ưu điểm | Nhược điểm |
Kết hợp quản lý thời gian và đánh giá hiệu suất | Yêu cầu người quản lý cập nhật nhận xét thường xuyên |
Giúp theo dõi tiến độ công việc theo nhóm | Không phù hợp với lao động phổ thông hoặc sản xuất hàng loạt |
Khuyến khích nhân viên cải thiện hiệu quả công việc | Cần thiết kế thêm hệ số đánh giá nếu muốn liên kết với lương thưởng |
Tải ngay trọn bộ mẫu bảng chấm công Excel theo ngày, giờ, tuần, tháng ngay tại đây!
Mẫu bảng chấm công tính theo ca làm việc
Mẫu này được xây dựng để quản lý nhân viên làm việc theo ca sáng/chiều/đêm với mã hóa ca làm rõ ràng và số giờ tương ứng từng ca. Rất phù hợp với doanh nghiệp hoạt động liên tục như nhà máy, khách sạn, nhà hàng, trung tâm logistics.

Ưu điểm | Nhược điểm |
Ghi nhận linh hoạt theo ca | Cần phân công ca cụ thể trước khi lập bảng |
Hạn chế sai sót khi tính lương theo ca | Không thuận tiện nếu nhân viên thường xuyên đổi ca |
Tối ưu cho môi trường vận hành liên tục | Khó sử dụng nếu không có hệ thống mã ca rõ ràng |
Tải ngay trọn bộ mẫu bảng chấm công Excel theo ngày, giờ, tuần, tháng ngay tại đây!
Bảng chấm công tính cho từng ngày (bản chuẩn)
Đây là mẫu bảng chấm công tổng hợp có sẵn các cột cho từng ngày trong tháng, dùng để theo dõi trạng thái làm việc của nhân viên từng ngày: đi làm, nghỉ phép, nghỉ lễ, đi công tác,… Mẫu này phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là công ty có quy mô trung bình đến lớn.
Ưu điểm | Nhược điểm |
Bao quát toàn bộ tháng, dễ kiểm soát | Cần cập nhật hàng ngày để đảm bảo chính xác |
Giúp thống kê, phân tích số ngày công từng nhân viên | Không tiện theo dõi giờ làm cụ thể nếu cần tính theo giờ |
Hỗ trợ tốt cho tính lương, báo cáo cuối tháng | Dữ liệu có thể cồng kềnh với đội ngũ nhân sự đông đảo |
Mẫu bảng chấm công theo tuần
Mẫu bảng chấm công theo tuần giúp doanh nghiệp theo dõi thời gian làm việc của nhân viên theo từng tuần, thay vì từng ngày hay cả tháng. Mẫu này đặc biệt phù hợp với các đơn vị trả lương theo tuần.

Ưu điểm | Nhược điểm |
Giúp theo dõi thời gian làm việc theo tuần, phù hợp với doanh nghiệp trả lương theo tuần | Ít phổ biến, không phải hệ thống nào cũng hỗ trợ sẵn |
Dễ tổng hợp, báo cáo nhanh cho các nhóm làm việc theo tiến độ ngắn hạn | Dễ nhầm lẫn nếu không xác định rõ ngày bắt đầu và kết thúc từng tuần |
Tiết kiệm thời gian khi tổng hợp công so với bảng theo ngày | Không phù hợp với đơn vị cần theo dõi chi tiết từng ca/ngày |
Tải ngay trọn bộ mẫu bảng chấm công Excel theo ngày, giờ, tuần, tháng ngay tại đây!
Bảng chấm công tính theo giờ làm việc
Mẫu này giúp ghi lại giờ làm cụ thể của nhân viên: giờ vào, giờ ra, tổng số giờ làm mỗi ngày, tính cả giờ làm thêm nếu có. Phù hợp với doanh nghiệp dịch vụ, tư vấn, hoặc công ty tính lương theo giờ.

Ưu điểm | Nhược điểm |
Tính chính xác số giờ làm thực tế | Yêu cầu nhân viên chấm đúng giờ và thường xuyên |
Phù hợp để tính lương theo giờ hoặc theo khối lượng công việc | Dễ sai lệch nếu không đồng bộ với thiết bị chấm công |
Hỗ trợ tốt cho freelancer, nhân viên part-time | Cần công thức xử lý dữ liệu nếu muốn tổng hợp tự động |
Tải ngay trọn bộ mẫu bảng chấm công Excel theo ngày, giờ, tuần, tháng ngay tại đây!
Mẫu bảng chấm công dành riêng cho doanh nghiệp sản xuất
Mẫu được thiết kế để phù hợp với môi trường sản xuất, nơi nhân viên thường làm việc theo dây chuyền, phân xưởng và ca kíp. Bảng chấm công có thêm trường thông tin về tổ, bộ phận và định mức sản lượng.

Ưu điểm | Nhược điểm |
Phù hợp với tính chất công việc theo ca, theo chuyền | Thiết kế phức tạp hơn các bảng thông thường |
Tích hợp thêm chỉ tiêu sản lượng, năng suất | Cần nhân sự hiểu rõ quy trình sản xuất để vận hành đúng |
Dễ dàng áp dụng cho nhà máy, xưởng lớn | Không linh hoạt nếu doanh nghiệp có nhiều mô hình vận hành khác nhau |
Tải ngay trọn bộ mẫu bảng chấm công Excel theo ngày, giờ, tuần, tháng ngay tại đây!
Xem thêm: Giải pháp chấm công cho doanh nghiệp sản xuất
Mẫu chấm công hàng ngày cho giáo viên theo tiết dạy
Mẫu này dành riêng cho các trường học, trung tâm đào tạo có giảng dạy theo tiết. Bảng sẽ ghi lại số tiết giảng dạy của từng giáo viên mỗi ngày kèm theo lớp học tương ứng.

Ưu điểm | Nhược điểm |
Ghi nhận chi tiết khối lượng giảng dạy theo thực tế | Cần đồng bộ lịch giảng dạy với bộ phận chấm công |
Phù hợp với mô hình đào tạo theo tiết | Không áp dụng được cho công việc ngoài giảng dạy |
Hỗ trợ tính thù lao theo tiết hiệu quả | Cần cập nhật liên tục theo thời khóa biểu thay đổi |
Tải ngay trọn bộ mẫu bảng chấm công Excel theo ngày, giờ, tuần, tháng ngay tại đây!
Mẫu bảng chấm công giáo viên theo thời gian ra vào
Khác với mẫu theo tiết, mẫu này ghi nhận giờ ra vào của giáo viên, phù hợp với trường học bán trú, nội trú hoặc đơn vị đào tạo có quản lý khung giờ cố định như văn phòng. Tăng tính kỷ luật và kiểm soát giờ giấc tốt hơn.

Ưu điểm | Nhược điểm |
Theo dõi chính xác thời gian làm việc hàng ngày | Không phản ánh được chính xác khối lượng giảng dạy |
Giúp kiểm soát giờ vào – ra chặt chẽ hơn | Cần kết hợp thêm bảng tiết nếu muốn tính công theo lớp |
Hỗ trợ quản lý nhân sự hành chính trong trường | Không phù hợp với giảng viên làm việc theo giờ linh hoạt |
Tải ngay trọn bộ mẫu bảng chấm công Excel theo ngày, giờ, tuần, tháng ngay tại đây!
Mẫu bảng chấm công hàng ngày bằng tiếng Anh
Phiên bản tiếng Anh của bảng chấm công phù hợp với doanh nghiệp FDI, công ty đa quốc gia hoặc các đơn vị có quản lý người nước ngoài. Gồm các mục rõ ràng như Check-in, Check-out, Leave type, Overtime hours…

Ưu điểm | Nhược điểm |
Dễ sử dụng trong môi trường quốc tế | Cần chuyển ngữ cho bộ phận kế toán nếu không quen tiếng Anh |
Phù hợp với nhân sự ngoại quốc, FDI | Một số thuật ngữ cần chuẩn hoá theo từng doanh nghiệp |
Tăng tính chuyên nghiệp trong báo cáo | Không phổ biến trong môi trường nội địa thuần Việt |
Tải ngay trọn bộ mẫu bảng chấm công Excel theo ngày, giờ, tuần, tháng ngay tại đây!
Vai trò của bảng chấm công đối với doanh nghiệp
Bảng chấm công không chỉ đơn thuần ghi nhận ngày công mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp kiểm soát năng suất lao động, đảm bảo công bằng và hợp lý trong chi trả lương thưởng. Mỗi mẫu bảng chấm công được sử dụng đúng cách sẽ hỗ trợ quản lý nhân viên hiệu quả, giảm thiểu sai sót, đồng thời giúp giảm bớt khối lượng công việc cho phòng nhân sự.
Với các doanh nghiệp có quy mô trung bình trở lên, bảng chấm công còn là căn cứ pháp lý quan trọng trong việc lưu trữ hồ sơ, làm việc với cơ quan thuế hoặc đối chiếu khi có tranh chấp về quyền lợi lao động.

Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc sử dụng bảng chấm công excel, mẫu bảng chấm công hàng ngày hay bảng điện tử theo giờ đang ngày càng phổ biến, giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng giám sát thời gian làm việc theo thời gian thực.
Cách tạo bảng chấm công đơn giản bằng Excel
Sử dụng Excel để lập bảng chấm công là một lựa chọn thông minh cho doanh nghiệp chưa dùng phần mềm chấm công chuyên dụng. Dưới đây là hướng dẫn cách làm bảng chấm công giúp bạn dễ dàng tạo một mẫu bảng chấm công dễ theo dõi và có thể tùy biến theo từng tháng.
Bước 1: Xác định mô hình bảng chấm công phù hợp
Trước khi tạo file, cần xác định rõ bạn muốn áp dụng bảng chấm công theo ngày, theo ca, hay theo giờ. Tùy vào đặc thù của doanh nghiệp, việc chọn đúng mô hình sẽ giúp bạn xây dựng bố cục và công thức Excel phù hợp ngay từ đầu, tránh mất thời gian sửa đổi về sau.
Bước 2: Tạo bố cục các sheet trong file
Tạo một sheet riêng để nhập thông tin nhân viên, bao gồm: mã nhân viên, họ tên, phòng ban, chức vụ, loại hợp đồng. Dữ liệu này sẽ được dùng để liên kết sang các sheet bảng công tháng bằng hàm VLOOKUP hoặc INDEX-MATCH, giúp giảm thao tác thủ công khi cập nhật mẫu chấm công.
Bước 3: Lập bảng thông tin nhân sự
Bạn cần tạo một danh sách nhân viên cố định để đối chiếu và áp dụng chấm công cho các tháng. Danh sách nhân viên bao gồm:
- Mã số nhân viên;
- Họ và tên;
- Ngày sinh;
- Quê quán;
- Số CMT/CCCD;
- Ngày bắt đầu làm việc/ngày vào làm.

Bước 4: Tạo sheet “Tháng 1” với cấu trúc bảng chấm công
Trong sheet này, bạn tạo cột cố định cho mã nhân viên, họ tên, phòng ban và các cột từ ngày 1 đến ngày 31. Ngoài ra, có thể thêm cột tổng công, công nghỉ phép, công làm thêm… để Excel tự động tính toán. Đây là cấu trúc điển hình của bảng chấm công hàng ngày và bảng chấm công nhân viên.
Bước 5: Tạo ngày tháng trong bảng chấm công
Khi tạo bảng chấm công, có một số hàm phổ biến bạn có thể dùng là:
Hàm | Công dụng | Cú pháp | Lưu ý |
Date | Xác định ngày, tháng, năm | =date(năm;tháng;ngày) | Bạn có thể nhập tay năm, tháng, ngày hoặc điền vào các ô trong bảng, sau đó nhấp chọn ô. |
Choose và Weekday | Xác định thứ tự ngày trong tuần | =choose(weekday(ô ngày);”Chủ nhật”;”Thứ hai”;”Thứ 3″;”Thứ 4″;”Thứ 5″;”Thứ 6″;”Thứ 7″)” | Ví dụ: ô ngày bạn chọn là ngày 19/11/2024, kết quả hàm trả về sẽ là “Thứ 3” |
Countif | Đếm số ngày công | =countif(Bạn muốn tìm ở đâu?, Bạn muốn tìm giá trị nào?) | Ví dụ: Bạn cần đếm số ngày nghỉ với ký hiệu “V”, công thức sẽ đếm và trả về số lần xuất hiện ký tự V trong bảng chấm công |
Bảng sử dụng hàm công thức trong bảng chấm công Excel
Bước 6: Đặt ký hiệu cho bảng chấm công
Mỗi doanh nghiệp sẽ có cách đặt ký hiệu riêng trong bảng chấm công. Dưới đây là một số ví dụ minh họa cho ký hiệu:
- Ký hiệu X: đi làm đúng giờ và đủ 1 ngày công;
- Ký hiệu V: nghỉ 1 ngày không phép;
- Ký hiệu V/2: nghỉ nửa ngày không phép;
- Ký hiệu P: nghỉ 1 ngày có phép;
- Ký hiệu P/2: nghỉ nửa ngày có phép;
- Ký hiệu K: nghỉ không lương;
- Ký hiệu OT: tăng ca;
- Ký hiệu CTN: công tác ngoài.
Hoặc với các doanh nghiệp không phát sinh nhiều nghiệp vụ bên ngoài, có thể sử dụng ký hiệu đơn giản hơn như:
- Ký hiệu 1: đi làm đúng giờ, đủ 1 ngày công;
- Ký hiệu 1/2: đi làm nửa ngày công;
- Ký hiệu P: nghỉ có phép;
- Ký hiệu V: nghỉ không phép.
Phần mềm quản lý nhân sự terra HR System
Khi chưa có phần mềm nhân sự, việc quản lý nhân sự bằng giấy tờ, file Excel hoặc các phần mềm đơn lẻ tuy đơn giản và dễ thực hiện ở giai đoạn đầu, nhưng càng về sau sẽ càng bộc lộ nhiều bất cập như dữ liệu phân mảnh, khó kiểm soát, dễ sai sót và mất nhiều thời gian tổng hợp.
Để khắc phục những hạn chế đó, phần mềm quản lý nhân sự Terra ra đời với mục tiêu số hóa toàn bộ quy trình nhân sự trên một nền tảng duy nhất. Đây là giải pháp HRM hiện đại, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn, minh bạch hơn và tối ưu chi phí nhân sự.

Phần mềm quản trị nhân sự Terra tích hợp đầy đủ các tính năng cần thiết cho một hệ thống HRM hiện đại:
- Quản lý dữ liệu nhân sự: Hệ thống hỗ trợ lưu trữ và đồng bộ toàn bộ thông tin nhân sự như hồ sơ cá nhân, hợp đồng lao động, quá trình công tác, đào tạo… giúp bộ phận HR tra cứu, chỉnh sửa và cập nhật dễ dàng.
- Chấm công thông minh: Phần mềm nhân sự Terra tích hợp nhiều hình thức chấm công hiện đại như camera AI, định vị GPS, WiFi. Dữ liệu được ghi nhận theo thời gian thực và tổng hợp tự động thành bảng công.
- Quản lý nghỉ phép, làm thêm giờ: Nhân viên gửi đơn trực tiếp trên ứng dụng. Quản lý có thể phê duyệt theo phân quyền, đảm bảo đúng quy trình và tiết kiệm thời gian xử lý.
- Quản lý hợp đồng lao động: Cho phép khởi tạo hợp đồng, ký số và theo dõi tình trạng hợp đồng. Hệ thống tự động nhắc nhở khi gần hết hạn.
- Quản lý đào tạo & đánh giá: Phần mềm HRM Terra giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch đào tạo, phân quyền theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu suất nhân viên một cách linh hoạt.
Với phần mềm nhân sự Terra, doanh nghiệp không chỉ quản lý nhân sự hiệu quả mà còn xây dựng được nền tảng quản trị bài bản, chuyên nghiệp, sẵn sàng mở rộng quy mô trong tương lai.
Lời kết
Hy vọng bộ 15 mẫu bảng chấm công mà terra chia sẻ sẽ giúp doanh nghiệp bạn dễ dàng lựa chọn và áp dụng mẫu phù hợp, từ đó tối ưu hóa quy trình quản lý thời gian làm việc, nâng cao hiệu quả vận hành và giảm thiểu sai sót trong tính lương.