Cách ghi giấy ủy quyền bảo hiểm xã hội là thông tin nhiều người lao động, người nhận thay chế độ bảo hiểm xã hội cần biết để hoàn thiện hồ sơ. Bài viết này terra sẽ hướng dẫn bạn điền đúng mẫu giấy ủy quyền, tránh sai sót khi làm thủ tục.
Giấy ủy quyền bảo hiểm xã hội là gì?
Giấy ủy quyền bảo hiểm xã hội là văn bản cho phép một người khác đứng ra thay mặt bạn thực hiện các thủ tục với cơ quan bảo hiểm xã hội. Đây là giải pháp khi người lao động không thể trực tiếp đi nộp hồ sơ, nhận tiền trợ cấp hay lấy sổ bảo hiểm xã hội vì bận công việc, đang điều trị bệnh hoặc ở xa nơi cư trú.
Khi đó, giấy ủy quyền là cách thức hợp pháp để người khác thực hiện thay bạn mà vẫn đảm bảo quyền lợi không bị gián đoạn. Dù là nhận tiền hay nhận sổ, chỉ cần có giấy ủy quyền hợp lệ, thủ tục vẫn sẽ được giải quyết như bình thường.
Các trường hợp phải làm giấy ủy quyền nhận bảo hiểm xã hội
Trong nhiều tình huống, việc ủy quyền cho người khác thay mặt mình nhận chế độ là hoàn toàn hợp lệ và được pháp luật cho phép. Tuy nhiên, không phải loại trợ cấp nào cũng được áp dụng ủy quyền. Dưới đây là những trường hợp cụ thể mà bạn có thể sử dụng giấy ủy quyền bảo hiểm xã hội.
Ủy quyền nhận thay các chế độ bảo hiểm xã hội hàng tháng.
Đây là trường hợp thường gặp ở người đang hưởng lương hưu hoặc trợ cấp mất sức lao động. Nhiều người đã lớn tuổi, sức khỏe yếu hoặc sống xa nơi đăng ký hưởng lương, nên việc đến nhận tiền hàng tháng khá bất tiện.
Trong trường hợp này, người thụ hưởng có thể làm giấy ủy quyền nhận bảo hiểm xã hội để nhờ người thân nhận thay. Việc này cần ghi rõ thời hạn ủy quyền, thông tin cá nhân của cả hai bên và ký xác nhận đầy đủ.
Ủy quyền nhận thay trợ cấp thất nghiệp.
Trợ cấp thất nghiệp được chi trả hàng tháng, thường vào ngày cố định do Trung tâm Dịch vụ việc làm thông báo. Nếu người hưởng không thể có mặt trực tiếp để nhận tiền hoặc xác nhận tình trạng việc làm, họ có thể ủy quyền cho người khác làm thay. Tuy nhiên, giấy ủy quyền trong trường hợp này chỉ có giá trị trong thời gian ghi trên giấy
Ví dụ: nếu bạn ủy quyền cho người thân nhận thay trong 3 tháng liên tục, giấy ủy quyền cần ghi rõ khoảng thời gian này, và phải được công chứng hoặc xác nhận tại UBND.
Ủy quyền nhận thay tiền bảo hiểm xã hội một lần.
Bảo hiểm xã hội một lần là khoản tiền người lao động được nhận khi rút toàn bộ thời gian đã đóng bảo hiểm xã hội mà không tiếp tục tham gia nữa. Khoản chi này có thể lên đến vài chục triệu đồng, tùy vào số năm đóng và mức đóng.
Không ít trường hợp người hưởng đang sinh sống ở địa phương khác, hoặc đã ra nước ngoài làm việc, không thể quay về nộp hồ sơ trực tiếp. Khi đó, giấy ủy quyền là phương án hợp lý để đảm bảo tiến độ xử lý không bị kéo dài.
Tuy nhiên, do giá trị khoản tiền lớn, việc ủy quyền cần được chuẩn bị kỹ lưỡng. Nếu lập giấy ủy quyền ở nước ngoài, bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự. Nếu lập trong nước, cần công chứng hoặc chứng thực chữ ký tại UBND xã/phường. Các thông tin trong giấy cần trùng khớp hoàn toàn với hồ sơ bảo hiểm xã hội đã nộp trước đó.
Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục rút bảo hiểm xã hội 1 lần
Ủy quyền nhận thay chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức, phục hồi sức khỏe.
Đối với các chế độ ngắn hạn như ốm đau, thai sản hoặc dưỡng sức sau điều trị, người lao động thường nhận tiền sau khi đã hoàn tất thủ tục với doanh nghiệp hoặc trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội nếu đã nghỉ việc.
Nếu không thể đến cơ quan nhận tiền đúng lịch hẹn, người lao động có thể ủy quyền cho người thân thực hiện thay. Thời gian xử lý cho các chế độ này thường khá ngắn, nên việc chuẩn bị đúng giấy tờ ngay từ đầu là điều cần lưu ý.
Mẫu giấy ủy quyền lấy tiền bảo hiểm xã hội mới nhất 2025
Mẫu 13-HSB ban hành kèm theo Quyết định 186/QĐ-BHXH năm 2025 đã có một số điều chỉnh nhỏ về cách trình bày và xác nhận thông tin. Dưới đây là các phần chính, kèm theo giải thích cụ thể để bạn hiểu rõ trước khi điền:
Thông tin người ủy quyền
Phần này gồm các thông tin cá nhân cơ bản như họ tên, ngày sinh, số CCCD/CMND, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ thường trú. Tất cả thông tin phải khớp hoàn toàn với hồ sơ đã nộp trước đó cho cơ quan bảo hiểm xã hội. Sai lệch dù nhỏ cũng có thể khiến giấy ủy quyền bị từ chối.
Nếu bạn từng thay đổi số CMND thành CCCD gắn chip, cần dùng đúng thông tin mới nhất để tránh bị vướng xác minh.
Thông tin người được ủy quyền
Tương tự, phần này yêu cầu điền đầy đủ thông tin cá nhân của người được ủy quyền: họ tên, ngày sinh, số CCCD/CMND, địa chỉ, mối quan hệ với người ủy quyền.
Một số cơ quan bảo hiểm xã hội chỉ chấp nhận ủy quyền cho người thân trực hệ (vợ/chồng, con, cha mẹ…). Trong trường hợp người được ủy quyền là bạn bè hoặc đồng nghiệp, nên liên hệ trước để hỏi rõ chính sách địa phương.
Phạm vi ủy quyền
Đây là phần quan trọng nhất, cần ghi rõ bạn ủy quyền cho người kia thực hiện việc gì. Ví dụ: “nhận thay tiền bảo hiểm xã hội một lần tại cơ quan bảo hiểm xã hội Quận 3” hoặc “nhận thay trợ cấp ốm đau theo Quyết định số…”.
Nếu ghi chung chung như “được quyền thay mặt tôi làm việc với bảo hiểm xã hội” thì có thể bị yêu cầu viết lại. Cách ghi giấy ủy quyền bảo hiểm xã hội đúng là phải cụ thể, rõ nội dung, không mơ hồ.
Thời hạn ủy quyền
Phần này thể hiện thời gian hiệu lực của giấy ủy quyền. Thông thường sẽ ghi rõ từ ngày nào đến ngày nào. Nếu bạn muốn người được ủy quyền chỉ nhận thay một lần, thì thời hạn có thể là “01 ngày”.
Với các trường hợp nhận tiền nhiều đợt, như lương hưu hoặc trợ cấp thất nghiệp hàng tháng, có thể ghi “từ tháng 7/2025 đến hết tháng 9/2025”. Tuy nhiên, vẫn cần xác minh trước với cơ quan chi trả về việc có chấp nhận giấy ủy quyền dài hạn không.
Chữ ký và xác nhận
Người ủy quyền và người được ủy quyền đều phải ký, ghi rõ họ tên. Một số trường hợp yêu cầu cả hai bên cùng ký trước mặt cán bộ xác nhận (tại UBND, phòng công chứng hoặc cơ quan bảo hiểm xã hội).
Nếu bạn lập giấy ủy quyền ở nước ngoài, cần hợp pháp hóa lãnh sự. Nếu lập trong nước và không thể đến UBND, có thể ra văn phòng công chứng gần nhất để làm nhanh và hợp lệ.
Tải ngay: Mẫu 13-HSB giấy ủy quyền
Cách ghi giấy ủy quyền bảo hiểm xã hội đúng quy định
Để đảm bảo giấy ủy quyền bảo hiểm xã hội được chấp thuận khi thực hiện các thủ tục tại cơ quan bảo hiểm xã hội, người làm giấy cần ghi rõ ràng, đầy đủ và chính xác từng trường mục. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách ghi giấy ủy quyền bảo hiểm xã hội đúng theo mẫu mới nhất.
1. Thông tin của người ủy quyền
Người lập giấy ủy quyền cần ghi đầy đủ các thông tin cá nhân theo giấy tờ tùy thân còn hiệu lực (CMND/CCCD hoặc hộ chiếu), bao gồm:
- Họ tên đầy đủ.
- Ngày tháng năm sinh.
- Mã số bảo hiểm xã hội.
- Số CMND/CCCD/hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp.
- Số điện thoại liên hệ.
Địa chỉ cư trú cần được khai rõ ràng theo cấu trúc hành chính đầy đủ: từ số nhà, ngõ (hoặc ngách, hẻm), đường phố, tổ (hoặc thôn, xóm, ấp), xã/phường/thị trấn, quận/huyện/thị xã, đến tỉnh/thành phố.
Lưu ý: Nếu người ủy quyền đang trong thời gian thi hành án phạt tù, cần ghi tên trại giam và thông tin địa phương nơi cơ sở giam giữ đặt trụ sở.
2. Thông tin của người được ủy quyền
Phần này yêu cầu người làm giấy ghi rõ:
- Họ tên đầy đủ.
- Ngày tháng năm sinh.
- Số CMND/CCCD hoặc hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp.
- Địa chỉ cư trú chi tiết như hướng dẫn ở phần trên.
- Số điện thoại (nếu có).
Tất cả thông tin cần khớp với giấy tờ tùy thân mà người được ủy quyền sẽ sử dụng khi đi nộp/nhận kết quả tại cơ quan bảo hiểm xã hội.
3. Nội dung ủy quyền
Cần nêu rõ ràng mục đích ủy quyền, không ghi chung chung hoặc mơ hồ. Một số ví dụ điển hình:
- Làm thủ tục nhận bảo hiểm xã hội một lần, nhận lương hưu, nhận trợ cấp thất nghiệp, hoặc trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp…
- Nhận kết quả giải quyết hồ sơ bảo hiểm xã hội, bao gồm cả thẻ BHYT nếu có.
- Nhận các khoản chi trả như lương hưu, trợ cấp ngắn hạn hoặc dài hạn.
- Đề nghị cấp lại, đổi thẻ BHYT; thanh toán chi phí khám chữa bệnh; điều chỉnh sổ bảo hiểm xã hội; cập nhật hình thức nhận tiền; điều chỉnh mức hưởng chế độ…
Lưu ý:
Nếu người được ủy quyền thay mặt làm đơn đề nghị, giấy ủy quyền phải ghi rõ nội dung này. Trường hợp ủy quyền toàn bộ quy trình (soạn đơn, nộp hồ sơ, nhận kết quả, nhận tiền…) thì phải nêu đầy đủ từng nội dung trong phạm vi được ủy quyền.
Ví dụ ghi rõ: “Ủy quyền làm đơn đề nghị hưởng bảo hiểm xã hội một lần, nộp hồ sơ, nhận tiền trợ cấp và các giấy tờ liên quan.”
4. Thời hạn ủy quyền
Thời gian có hiệu lực của giấy ủy quyền do người ủy quyền và người được ủy quyền thỏa thuận, ghi rõ theo định dạng ngày/tháng/năm.
Ví dụ: “Thời hạn ủy quyền từ 01/08/2025 đến 01/02/2026.”
Trường hợp không ghi thời hạn, giấy ủy quyền mặc định có hiệu lực 12 tháng kể từ ngày lập, theo quy định pháp luật hiện hành.
Lưu ý: Với trường hợp ủy quyền nhận lương hưu theo Luật bảo hiểm xã hội sửa đổi 2024 (có hiệu lực từ 01/07/2025), thời hạn tối đa chỉ được là 12 tháng kể từ ngày ký giấy ủy quyền.
5. Chứng thực chữ ký
Giấy ủy quyền chỉ hợp lệ khi được chứng thực chữ ký của người ủy quyền tại một trong các cơ quan sau:
- Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn nơi cư trú.
Phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng. - Trại giam, trại tạm giam (đối với người đang chấp hành án).
- Đại sứ quán, Lãnh sự quán Việt Nam hoặc cơ quan đại diện ngoại giao.
- Cơ quan hành chính tại nước ngoài nơi người ủy quyền cư trú (chỉ cần xác nhận chữ ký là đủ).
Việc hiểu rõ cách ghi giấy ủy quyền bảo hiểm xã hội không chỉ giúp bạn tránh sai sót, mà còn đảm bảo quá trình làm hồ sơ diễn ra nhanh chóng, đúng quy trình. Hãy đảm bảo điền đủ và đúng từng mục, đặc biệt là thông tin cá nhân, nội dung ủy quyền và phần chứng thực chữ ký để giấy tờ được chấp nhận hợp lệ.
Làm giấy ủy quyền bảo hiểm xã hội ở đâu?
Việc làm giấy ủy quyền bảo hiểm xã hội có thể thực hiện dễ dàng tại các địa điểm như cơ quan bảo hiểm xã hội, bưu điện hoặc phòng công chứng, tùy thuộc vào hình thức nhận tiền và loại chế độ bạn đang được hưởng.
Trường hợp nhận lương hưu hoặc trợ cấp thất nghiệp định kỳ
Người được ủy quyền cần nộp giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền tại bưu điện nơi chi trả, đồng thời xuất trình giấy tờ tùy thân có ảnh như CCCD/CMND để xác minh. Sau đó, họ sẽ ký nhận vào danh sách chi trả và thực hiện nhận tiền theo quy định.
Nếu người hưởng chế độ qua đời hoặc tạm dừng nhận trợ cấp mà vẫn tiếp tục nhận thay, người được ủy quyền sẽ phải hoàn trả lại khoản tiền không đúng quy định và chịu trách nhiệm pháp lý.
Trường hợp nhận bảo hiểm xã hội một lần
Người được ủy quyền có thể nộp giấy ủy quyền tại bưu điện hoặc cơ quan bảo hiểm xã hội, tùy theo nơi giải ngân. Cũng cần mang theo giấy tờ tùy thân có ảnh để đối chiếu. Việc nhận tiền sẽ đi kèm với việc ký xác nhận trên danh sách chi trả hoặc phiếu nhận tiền.
Trường hợp nhận các khoản trợ cấp ngắn hạn như ốm đau, thai sản, dưỡng sức
Hồ sơ giấy ủy quyền sẽ được nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội. Sau khi xuất trình giấy tờ cá nhân, người được ủy quyền sẽ ký nhận và nhận tiền mặt theo đúng thủ tục.
Lưu ý: Cơ quan bảo hiểm xã hội không phát sẵn giấy ủy quyền, bạn phải tự in mẫu giấy ủy quyền, điền đầy đủ thông tin, và kèm theo hồ sơ nộp tại nơi chi trả (cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc bưu điện).
Xem thêm: Mất sổ bảo hiểm xã hội làm lại ở đâu?
Những lưu ý khi làm giấy ủy quyền nhận bảo hiểm xã hội
Giấy ủy quyền là căn cứ pháp lý để người khác thay bạn làm việc với cơ quan bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, không phải mẫu nào viết cũng được chấp nhận. Để tránh sai sót, người lao động cần lưu ý một số điểm quan trọng trước khi ký tên và nộp hồ sơ.
Thời hạn có hiệu lực của giấy ủy quyền
Giấy ủy quyền bảo hiểm xã hội không có thời hạn hiệu lực cố định theo mẫu sẵn. Người lập giấy có thể ghi rõ thời hạn ủy quyền (ví dụ: 1 tháng, 6 tháng hoặc đến khi hoàn thành công việc được ủy quyền). Nếu không ghi rõ, giấy sẽ chỉ có giá trị cho một lần thực hiện, thường là 1 tháng tương ứng với kỳ nhận trợ cấp.
Có cần công chứng hoặc chứng thực không?
Việc công chứng hoặc chứng thực chữ ký là bắt buộc nếu giấy ủy quyền dùng để nhận tiền từ cơ quan bảo hiểm xã hội. Người ủy quyền phải ra UBND cấp xã hoặc phòng công chứng để xác thực giấy. Nếu không có chứng thực/công chứng, giấy sẽ không được cơ quan bảo hiểm xã hội chấp nhận.
Rủi ro nếu giấy bị từ chối hoặc phát sinh tranh chấp
Nếu giấy ủy quyền ghi thiếu thông tin, sai nội dung, không đúng mẫu, không chứng thực hợp lệ hoặc không còn thời hạn hiệu lực, cơ quan bảo hiểm xã hội có quyền từ chối tiếp nhận hồ sơ. Ngoài ra, trong trường hợp xảy ra tranh chấp về việc nhận tiền hộ (ví dụ: người được ủy quyền nhận xong nhưng không giao lại), bảo hiểm xã hội không chịu trách nhiệm, và người ủy quyền phải tự giải quyết.
Các câu hỏi thường gặp liên quan đến cách ghi giấy ủy quyền bảo hiểm xã hội
Trong quá trình làm giấy ủy quyền để nhận các chế độ bảo hiểm xã hội, nhiều người thường lúng túng trước các yêu cầu về nội dung, hình thức và điều kiện hiệu lực. Dưới đây là những câu hỏi phổ biến và giải đáp cụ thể giúp bạn ghi đúng và đủ khi soạn giấy ủy quyền.
Giấy ủy quyền bảo hiểm xã hội cần bắt buộc có những thông tin gì?
Một giấy ủy quyền hợp lệ cần đảm bảo các nội dung cơ bản sau:
- Người ủy quyền phải ghi rõ họ tên, ngày tháng năm sinh, số CMND/CCCD hoặc hộ chiếu, cùng với địa chỉ cư trú đầy đủ theo từng cấp hành chính.
- Người được ủy quyền cũng phải ghi họ tên, ngày sinh, số CMND/CCCD hoặc hộ chiếu và địa chỉ. Nếu có mối quan hệ với người ủy quyền (ví dụ: cha, mẹ, con…), cần ghi rõ.
- Nội dung ủy quyền phải được trình bày cụ thể. Ví dụ: nhận tiền bảo hiểm xã hội một lần, nhận lương hưu, làm hồ sơ hưởng trợ cấp, đổi thẻ BHYT,…
- Thời hạn ủy quyền cần được nêu rõ trong giấy (từ ngày/tháng/năm đến ngày/tháng/năm).
- Chữ ký của cả hai bên là bắt buộc. Ngoài ra, giấy cần được chứng thực chữ ký theo quy định.
Thời hạn hiệu lực của giấy ủy quyền bảo hiểm xã hội là bao lâu?
Thời hạn ủy quyền có thể được hai bên tự thống nhất và ghi rõ trong nội dung giấy. Nếu không ghi cụ thể, thì theo Quyết định 166/QĐ-BHXH năm 2019, giấy ủy quyền sẽ có giá trị trong vòng 12 tháng (một năm) kể từ ngày được xác lập (ngày ký).
Mẫu giấy ủy quyền lấy tiền bảo hiểm xã hội được chứng thực ở đâu?
Giấy ủy quyền dùng để nhận tiền từ cơ quan bảo hiểm xã hội phải có chứng thực chữ ký. Người ủy quyền có thể đến một trong các cơ quan sau để thực hiện việc này:
- UBND cấp xã, phường, thị trấn nơi người ủy quyền cư trú;
- Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng;
- Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài nếu người ủy quyền đang sinh sống ngoài lãnh thổ Việt Nam.
Có thể sử dụng giấy ủy quyền đánh máy không?
Có thể. Giấy ủy quyền được phép viết tay hoặc đánh máy, tùy theo điều kiện của người ủy quyền. Tuy nhiên, trong cả hai trường hợp, người ủy quyền vẫn phải ký tay và thực hiện chứng thực chữ ký tại cơ quan có thẩm quyền.
Các mẫu đánh máy cần trình bày rõ ràng, không tẩy xóa và phù hợp với nội dung pháp luật quy định.
Có thể ủy quyền cho người thân không có hộ khẩu cùng tỉnh/thành được không?
Được. Pháp luật không yêu cầu người được ủy quyền phải có hộ khẩu thường trú hoặc cư trú cùng địa phương với người ủy quyền. Chỉ cần người đó đủ 18 tuổi, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và có giấy tờ tùy thân hợp lệ là có thể thực hiện việc ủy quyền.
Quản lý bảo hiểm xã hội hiệu quả cùng giải pháp tính lương terra Payroll
Việc nhận lại sổ bảo hiểm xã hội chỉ là một phần nhỏ trong toàn bộ quy trình quản lý bảo hiểm xã hội mà doanh nghiệp phải đảm bảo. Từ đăng ký mới, theo dõi biến động lao động đến giải quyết các chế độ phát sinh, mọi khâu đều đòi hỏi sự chính xác, đúng hạn và tuân thủ pháp lý.
Khi sử dụng dịch vụ tính lương, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo việc chi trả lương – thưởng được thực hiện chính xác, đúng hạn mà còn được hỗ trợ đồng bộ trong toàn bộ quy trình quản lý bảo hiểm xã hội.
- Theo dõi và cập nhật dữ liệu bảo hiểm xã hội: terra giúp doanh nghiệp quản lý chi tiết tình trạng tham gia bảo hiểm xã hội của từng nhân viên, ghi nhận biến động lao động và cung cấp báo cáo định kỳ để đối chiếu với cơ quan chức năng.
- Thực hiện thủ tục đăng ký và chốt sổ bảo hiểm xã hội: Từ đăng ký bảo hiểm xã hội cho lao động mới đến chốt sổ khi nhân sự nghỉ việc, terra hỗ trợ toàn bộ quy trình dựa trên hồ sơ do doanh nghiệp cung cấp.
- Quản lý và bàn giao thẻ BHYT: Đảm bảo việc cấp phát thẻ bảo hiểm y tế được thực hiện nhanh chóng, đầy đủ, đúng thời hạn.
- Xử lý chế độ bảo hiểm xã hội: Tư vấn, chuẩn bị hồ sơ và hỗ trợ giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản,… theo quy định mới nhất, giúp doanh nghiệp và người lao động yên tâm trong mọi tình huống.
Với dịch vụ tính lương trọn gói, terra đóng vai trò như một phòng nhân sự mở rộng, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro sai sót, tối ưu vận hành và luôn tuân thủ đúng luật.
Liên hệ ngay với terra để được tư vấn chi tiết và báo giá dịch vụ!
Tổng kết
Khi viết giấy ủy quyền bảo hiểm xã hội, người lao động cần ghi đầy đủ thông tin của cả hai bên, nêu rõ nội dung ủy quyền và thời hạn hiệu lực. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng giúp đảm bảo quyền lợi của bạn được thực hiện đúng quy định.
