Giấy chứng nhận đăng ký thuế là giấy tờ quan trọng xác nhận mã số thuế của cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp theo quy định pháp luật. Bài viết này của terra sẽ giúp bạn hiểu rõ giấy chứng nhận đăng ký thuế là gì, nội dung trên giấy, quy định cấp – cấp lại và các mẫu biểu mới nhất để doanh nghiệp dễ dàng thực hiện thủ tục thuế đúng luật.
Giấy chứng nhận đăng ký thuế là gì? Nội dung cần có trên giấy đăng ký thuế
Giấy chứng nhận đăng ký thuế hay giấy chứng nhận mã số thuế là văn bản do cơ quan thuế cấp cho người nộp thuế, xác định mã số thuế và thông tin quản lý thuế hợp pháp. Đây cũng là căn cứ để cá nhân, tổ chức thực hiện kê khai, nộp thuế và làm các thủ tục hành chính liên quan.
Trên giấy đăng ký thuế thường bao gồm: tên người nộp thuế, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, cơ quan quản lý thuế, ngày cấp, hình thức đăng ký và các thông tin định danh. Các nội dung này phải khớp với hồ sơ gốc để đảm bảo tính hợp lệ khi giao dịch với cơ quan nhà nước.
Ngoài ra, giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế còn là tài liệu bắt buộc khi thực hiện quyết toán thuế, đặc biệt với các cá nhân có nghĩa vụ thuế phát sinh trong năm.
Có cần bắt buộc phải xin giấy chứng nhận đăng ký thuế không?
Pháp luật hiện hành không có điều khoản ghi rõ bắt buộc phải đăng ký giấy chứng nhận đăng ký thuế đối với tất cả các đối tượng. Tuy nhiên, người nộp thuế bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký thuế để được cấp Mã số thuế (MST).
Cụ thể, Điều 33 Luật Quản lý thuế quy định người nộp thuế phải đăng ký thuế trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh các sự kiện sau:
- Doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/giấy phép đầu tư, giấy phép hộ kinh doanh cá thể, hoặc giấy phép thành lập và hoạt động.
- Bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh (đối với hộ kinh doanh cá thể, cá nhân kinh doanh không thuộc diện phải đăng ký kinh doanh hoặc tổ chức không thuộc diện phải đăng ký kinh doanh).
- Tổ chức, doanh nghiệp phát sinh trách nhiệm khấu trừ thuế và nộp thuế thay, hoặc tổ chức nộp thay cho cá nhân theo hợp đồng.
- Phát sinh nghĩa vụ thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) hoặc có yêu cầu hoàn thuế.
Theo Điều 35 Luật Quản lý thuế 2019, người nộp thuế phải ghi MST trên hóa đơn, chứng từ, hợp đồng và khi mở tài khoản ngân hàng. MST cũng được sử dụng trong toàn bộ quá trình khai thuế, nộp thuế, hoàn thuế, miễn giảm thuế và các thủ tục hành chính liên quan. Đồng thời, cơ quan thuế, Kho bạc Nhà nước và ngân hàng dùng MST để quản lý thông tin thuế và thu nộp ngân sách nhà nước, đảm bảo minh bạch và chính xác trong hoạt động tài chính.
Tóm lại, dù không bắt buộc phải xin giấy chứng nhận bản giấy, nhưng việc đăng ký thuế và sở hữu MST là yêu cầu pháp lý bắt buộc đối với mọi cá nhân và tổ chức có nghĩa vụ thuế.
Quy định về việc cấp giấy chứng nhận và thông báo mã số thuế
Cấp giấy chứng nhận đăng ký thuế (GCN ĐKT)
Giấy chứng nhận đăng ký thuế là văn bản do cơ quan thuế cấp cho doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân sau khi hoàn tất đăng ký thuế. Theo quy định, cơ quan thuế phải cấp GCN ĐKT trong 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Nội dung giấy gồm:
- Tên người nộp thuế
- Mã số thuế
- Cơ quan quản lý và thông tin pháp lý.
- GCN ĐKT được cấp theo Mẫu 10-MST cho doanh nghiệp/hộ kinh doanh và Mẫu 12-MST cho cá nhân đăng ký trực tiếp.
Thông báo cấp mã số thuế
Theo khoản 2 Điều 34 Luật Quản lý thuế 2019, cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo mã số thuế thay cho Giấy chứng nhận đăng ký thuế trong một số trường hợp nhất định, bao gồm:
- Trường hợp cá nhân ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập thực hiện đăng ký thuế cho chính họ và cho người phụ thuộc.
- Trường hợp cá nhân tiến hành đăng ký thuế thông qua hồ sơ khai thuế.
- Trường hợp tổ chức, cá nhân thực hiện đăng ký thuế nhằm mục đích khấu trừ và nộp thuế thay người nộp thuế.
- Trường hợp cá nhân làm thủ tục đăng ký thuế cho người phụ thuộc.
Cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế và Thông báo mã số thuế
Theo Điều 9 Thông tư 105/2020/TT-BTC, việc cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế và Thông báo mã số thuế được thực hiện như sau:
Khi giấy chứng nhận đăng ký thuế, giấy chứng nhận đăng ký thuế cho cá nhân, thông báo mã số thuế hoặc thông báo mã số thuế của người phụ thuộc bị mất, hư hỏng, rách nát hoặc cháy, người nộp thuế phải gửi văn bản đề nghị cấp lại theo Mẫu số 13-MST ban hành kèm Thông tư 105/2020/TT-BTC đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế sẽ tiến hành cấp lại các loại giấy tờ hoặc thông báo nêu trên trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
Mẫu giấy chứng nhận đăng ký thuế mới nhất
Mẫu giấy chứng nhận đăng ký thuế
Mẫu Giấy chứng nhận đăng ký thuế đang áp dụng hiện nay là Mẫu 10-MST, được quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC. Hình thức của mẫu được trình bày như sau:
Mẫu giấy chứng nhận đăng ký thuế. Tải tại đây.
Mẫu thông báo mã số thuế nộp thay
Ngày 23/12/2024, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 86/2024/TT-BTC hướng dẫn về đăng ký thuế.
Theo Thông tư này, mẫu Thông báo mã số thuế nộp thay mới nhất áp dụng từ năm 2025 là Mẫu 11-MST, được quy định tại Phụ lục 2 kèm theo Thông tư.
Mẫu thông báo mã số thuế nộp thay. Tải tại đây.
Mẫu văn bản đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế, Thông báo mã số thuế
Mẫu Văn bản đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế áp dụng từ ngày 06/02/2025 là Mẫu số 13-MST theo quy định tại Thông tư 86:
Mẫu văn bản đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế, Thông báo mã số thuế. Tải tại đây.
Thời điểm được cấp Giấy chứng nhận đăng ký thuế
Giấy chứng nhận đăng ký thuế của tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
Doanh nghiệp và hộ kinh doanh sẽ được cấp giấy ngay khi hoàn thành hồ sơ đăng ký thuế theo quy định. Việc cấp giấy diễn ra cùng giai đoạn đăng ký kinh doanh để hỗ trợ người nộp thuế hoạt động hợp pháp.
Giấy chứng nhận đăng ký thuế của cá nhân
Cá nhân không được cấp bản giấy mà sẽ nhận Thông báo mã số thuế. Thông báo được cấp khi cá nhân đăng ký thuế trực tiếp hoặc thông qua tổ chức chi trả thu nhập.
Trường hợp cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế:
- Theo Thông tư 86/2024/TT-BTC (hiệu lực từ 06/02/2025), khi giấy chứng nhận đăng ký thuế bị mất, rách, nát, cháy hoặc hư hỏng, người nộp thuế được quyền đề nghị cấp lại.
- Hồ sơ đề nghị cấp lại phải sử dụng mẫu số 13-MST gửi tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế sẽ cấp lại giấy chứng nhận qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong vòng 02 ngày làm việc. - Người nộp thuế có thể nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc yêu cầu gửi qua đường bưu chính — tùy theo lựa chọn khi nộp hồ sơ
Một số câu hỏi thường gặp về giấy chứng nhận đăng ký thuế
Khi nào Thông báo mã số thuế cá nhân được cấp thay cho Giấy chứng nhận đăng ký thuế?
Khi cá nhân đăng ký mã số thuế, cơ quan thuế sẽ cấp Thông báo mã số thuế thay cho giấy chứng nhận. Thông báo này có giá trị tương đương khi thực hiện thủ tục thuế hoặc sử dụng dịch vụ quyết toán thuế cá nhân, dịch vụ làm quyết toán thuế thu nhập cá nhân, dịch vụ quyết toán thuế trọn gói hay các thủ tục hoàn thuế.
Thời hạn cơ quan thuế cấp Giấy chứng nhận đăng ký thuế là bao lâu?
Thời hạn giải quyết thường từ 03 – 05 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Với trường hợp đăng ký qua doanh nghiệp quản lý hoặc cơ quan chi trả thu nhập, thời hạn có thể rút ngắn hơn tùy theo quy trình tiếp nhận.
Dịch vụ quyết toán thuế TNCN từ terra
Khi sử dụng dịch vụ quyết toán thuế trọn gói của terra, bạn sẽ nhận được một giải pháp toàn diện với những lợi ích nổi bật:
Xử lý chuẩn xác từng con số: Chúng tôi thực hiện kiểm tra, đối chiếu và tổng hợp dữ liệu một cách tỉ mỉ, giúp kết quả quyết toán luôn đúng và hạn chế tối đa rủi ro phát sinh.
Đảm bảo đúng luật – đúng quy trình: terra luôn cập nhật kịp thời các thông tư, nghị định mới, nhờ đó hồ sơ của bạn được hoàn thiện theo đúng chuẩn mực pháp lý và không gặp trở ngại khi cơ quan thuế kiểm tra.
Đồng hành và hỗ trợ xuyên suốt: Mọi câu hỏi hoặc vướng mắc của bạn sẽ được giải thích rõ ràng, nhanh chóng; chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ cho đến khi bạn hoàn toàn hài lòng.
Bảo mật dữ liệu nghiêm ngặt: Tất cả tài liệu và thông tin khách hàng đều được bảo vệ bằng quy trình bảo mật nhiều lớp, đảm bảo an toàn tuyệt đối.
terra nỗ lực mang đến dịch vụ quyết toán thuế đáng tin cậy, hỗ trợ bạn tối ưu thời gian, giảm áp lực và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính. Hãy để terra trở thành đối tác thuế chuyên nghiệp bạn có thể yên tâm lựa chọn.
Liên hệ ngay với terra để nhận tư vấn chi tiết!
Kết luận
Giấy chứng nhận đăng ký thuế và giấy chứng nhận mã số thuế là tài liệu quan trọng để thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế của cá nhân và doanh nghiệp. Hiểu đúng giấy đăng ký thuế là gì, quy định cấp – cấp lại và các mẫu biểu liên quan giúp bạn tránh sai sót, đặc biệt trong giai đoạn quyết toán. Nếu cần hỗ trợ, bạn có thể tham khảo thêm các bài viết liên quan như tra cứu mã số thuế cá nhân hoặc thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế trên website terra.
