Làm thế nào để chọn được đơn vị cung cấp dịch vụ tính lương phù hợp?

Để giải quyết tình trạng trả lương chậm và không chính xác, nhiều doanh nghiệp sử dụng dịch vụ tính lương thuê ngoài để tiết kiệm chi phí và tập trung nguồn nhân lực cho các hoạt động kinh doanh cốt lõi. Vậy làm thế nào để chọn đơn vị cung cấp dịch vụ tính lương phù hợp với doanh nghiệp của mình?

Dịch vụ tính lương là gì?

Dịch vụ tính lương (tính lương thuê ngoài) là dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý tiền lương, thưởng và các khoản trích theo lương. Hoạt động tính lương bao quát một phạm trù khá rộng trong kế toán, không chỉ riêng việc tính toán, trả tiền lương, thưởng mà còn bao gồm một số công việc liên quan đến hồ sơ, thủ tục, bảo hiểm… cho người lao động. 

Thuê ngoài dịch vụ tính lương đang trở thành xu hướng đối với các doanh nghiệp.

Các công việc trên thường được yêu cầu thực hiện nhanh và chuẩn xác, đồng thời vẫn đảm bảo tuân thủ đúng quy định Nhà nước. Trái ngược với những yêu cầu được đặt ra, Hàng tháng, doanh nghiệp đều phải dành nhiều thời gian giao dịch với các cơ quan hành chính như Sở Lao động, cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm. Vì vậy, công tác tính lương thường trở thành gánh nặng về thời gian, chi phí và nhân lực cho các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ. 

Để giải quyết tình trạng trên, thuê ngoài tính lương là sự lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp… Thay vì sử dụng hệ thống tính lương thủ công truyền thống với nhiều rủi ro về bảo mật thông tin và tỉ lệ sai sót cao, doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng dịch vụ tính lương thuê ngoài. Những nỗi lo về việc rò rỉ thông tin sẽ được đơn vị cung cấp dịch vụ tính lương cam kết đảm bảo, đồng thời tính toán chuẩn xác, nhanh chóng bảng lương cho nhân viên.

Khi thuê ngoài dịch vụ tính lương, lợi ích đầu tiên doanh nghiệp có được là giảm bớt được cả chi phí lẫn gánh nặng hành chính cho nhân sự (HR). Bên cạnh đó, khi sử dụng dịch vụ tính lương thuê ngoài, doanh nghiệp sẽ có thể tập trung thời gian, nhân lực cho các vấn đề cốt lõi, chiến lược,… nhằm phục vụ cho mục tiêu tồn tại và phát triển trong bối cảnh nền kinh tế cạnh tranh toàn cầu.

Xem thêm: 4 lợi ích từ việc thuê ngoài tính lương

Những điều doanh nghiệp cần lưu ý khi lựa chọn dịch vụ tính lương

Cơ cấu chi phí minh bạch

Các khoản chi phí cần được kê khai minh bạch, rõ ràng.

Đầu tiên, doanh nghiệp cần tham khảo bảng giá dịch vụ. Với những doanh nghiệp nhỏ, tiết kiệm chi phí luôn là mối quan tâm hàng đầu. Vì vậy, những công ty cung cấp dịch vụ tính lương với mức giá rẻ và nhiều ưu đãi thường dễ dàng thu hút sự lựa chọn của doanh nghiệp. Tuy nhiên, ở một số đơn vị cung cấp, ngoài khoản phí dịch vụ hàng tháng, doanh nghiệp có thể phải đóng thêm một số khoản chi phí phát sinh khác, hay còn được gọi là phí ẩn. Ví dụ, một số công ty dịch vụ tính lương sẽ tính thêm phí khi doanh nghiệp có thêm nhân viên mới, hoặc khi doanh nghiệp yêu cầu báo cáo tóm tắt bảng lương cho một khoảng thời gian cụ thể. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải cẩn trọng với các khoản phí ẩn, đặc biệt là khi chi phí gốc của dịch vụ có vẻ quá tốt. Để ngăn chặn các vấn đề phát sinh từ các khoản phí ẩn, doanh nghiệp có thể yêu cầu các nhà cung cấp giải thích rõ ràng, đặc biệt về các điều khoản có thể phải chịu phí bổ sung trong tương lai trước khi đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ tính lương phù hợp. 

Xem thêm: Minh bạch lương bổng – chiến lược giữ chân người tài

Công nghệ tiên tiến

Ưu tiên những đơn vị có hệ thống phần mềm hiện đại, tiên tiến.

Công nghệ hiện đại sẽ giúp đảm bảo thông tin an toàn và quy trình tính lương được diễn ra nhanh chóng và hiệu quả nhất. Các nhà cung cấp dịch vụ hiểu điều này, nên họ luôn cố gắng trang bị cho mình phần mềm và công nghệ mới nhất. Nhưng vì mỗi công ty sẽ có mức đầu tư cho công nghệ khác nhau, ban lãnh đạo cần phải chắc chắn đối tác cung cấp dịch vụ có hệ thống phần mềm tích hợp, tương thích với hệ thống kế toán và HR hiện hành của doanh nghiệp. Việc này sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể linh động hơn trong việc kiểm soát quy trình tính lương và mang đến kết quả vượt trội. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên thẳng thắn trao đổi về quyền riêng tư, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu, số lượng bảng lương hàng tháng, các kỳ trả lương khác nhau hay bất kỳ nhu cầu cụ thể nào khác. 

Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ tính lương uy tín

Doanh nghiệp cần kiểm tra độ tin cậy của đơn vị trước khi đăng ký sử dụng dịch vụ.

Kiểm tra độ uy tín của đơn vị cung cấp dịch vụ tính lương là một trong số những lưu ý hàng đầu của doanh nghiệp trước khi đưa ra lựa chọn sử dụng dịch vụ. Để có thể đảm bảo điều này, doanh nghiệp nên chủ động tìm hiểu chi tiết về công ty dịch vụ, cụ thể là các giấy tờ, chứng nhận liên quan. Liệu các thông tin mà đơn vị đó cung cấp có minh bạch, đội ngũ nhân viên có chuyên nghiệp và am hiểu về pháp luật hay không? Thêm vào đó, doanh nghiệp cũng nên tham khảo đánh giá từ những khách hàng đã sử dụng dịch vụ. 

Xem thêm: 5 công ty cung cấp dịch vụ tính lương uy tín hàng đầu

Đáp ứng đầy đủ những tiêu chí cần có, terra tự tin là đơn vị cung cấp dịch vụ tính lương thuê ngoài đáng tin cậy và mang lại hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp. Với hệ thống được tích hợp phần mềm tự động và giao diện thân thiện, dịch vụ tính lương của terra hứa hẹn sẽ mang đến cho doanh nghiệp và nhân sự những trải nghiệm tuyệt vời. Khách hàng có thể lựa chọn thực hiện dịch vụ trọn gói hoặc từng gói dịch vụ riêng lẻ, bao gồm: quản lý tính lương, quản lý thuế thu nhập cá nhân, quyết toán thuế thu nhập cho cá nhân và doanh nghiệp và quản lý bảo hiểm xã hội. Cung cấp bảng giá dịch vụ công khai, minh bạch và chi phí dịch vụ hợp lý, terra Payroll đảm bảo cung cấp cho doanh nghiệp hệ thống tính lương với độ bảo mật cao, dễ sử dụng, hỗ trợ đa ngôn ngữ cùng với một số tính năng quản trị khác, đáp ứng được những yêu cầu Tiết Kiệm Thời Gian – Tính Nhanh – Tính Đúng từ khách hàng.