10+ Mẫu quy chế lương thưởng cho doanh nghiệp mới nhất

Xây dựng hệ thống đãi ngộ không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn là chiến lược “giữ người” cốt lõi. Bài viết này terra phân tích chuyên sâu các quy định pháp lý và cung cấp 10+ Mẫu quy chế lương thưởng mới nhất dành cho doanh nghiệp áp dụng cho năm 2026.

Quy chế lương là gì? 

Quy chế lương là văn bản quy phạm nội bộ do Tổng Giám đốc/Giám đốc ban hành, quy định chi tiết về nguyên tắc, phương pháp, mức chi trả tiền lương, tiền thưởng và các chế độ đãi ngộ khác.

Về mặt pháp lý, đây là mảnh ghép bắt buộc để hợp pháp hóa chi phí nhân sự khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải xây dựng thang bảng lương và định mức lao động làm cơ sở tuyển dụng và trả lương.

Phân biệt quy chế lương, quy chế trả lương và quy chế lương thưởng

Để quản trị nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp cần phân định rõ các khái niệm thường bị đánh đồng này:

• Quy chế lương (Compensation Policy): Bao trùm toàn bộ chính sách đãi ngộ, từ lương cứng, lương mềm đến phúc lợi dài hạn (ESOP, bảo hiểm nhân thọ).
• Quy chế trả lương (Payment Regulation): Tập trung vào kỹ thuật chi trả: Kỳ trả lương (ngày 5 hay 10), phương thức (tiền mặt/chuyển khoản), quy tắc làm tròn số công.
• Quy chế lương thưởng (Total Rewards): Nhấn mạnh vào yếu tố “Thưởng” (Bonus) như thưởng doanh số, thưởng KPI, lương tháng 13. Đây là công cụ đắc lực để thúc đẩy hiệu suất.

Vì sao doanh nghiệp cần xây dựng quy chế lương rõ ràng, minh bạch?

Việc chuẩn hóa quy chế trả lương của công ty không chỉ là yêu cầu tuân thủ luật pháp mà còn mang lại lợi ích chiến lược to lớn trong công tác quản trị nguồn nhân lực.

Tạo động lực làm việc cho người lao động

Người lao động cần biết rõ lộ trình thu nhập của mình gắn liền với kết quả công việc như thế nào. Sự minh bạch giúp nhân viên yên tâm cống hiến, loại bỏ tâm lý “làm nhiều hưởng ít” hay sự nghi kỵ không đáng có. 

Giữ chân nhân tài, giảm tỷ lệ nghỉ việc

Một chế độ lương thưởng có tính cạnh tranh và công bằng là yếu tố hàng đầu để giữ chân nhân sự cấp cao (Key person). Họ thường ưu tiên các tổ chức có hệ thống đãi ngộ được văn bản hóa rõ ràng thay vì các “lời hứa suông”.

Đảm bảo công bằng, minh bạch trong trả lương

Việc xét tăng lương hay thưởng phạt đều dựa trên các tiêu chí định lượng đã được ban hành, giảm thiểu xung đột nội bộ. Bộ tiêu chí nên được công khai rõ ràng với nhân sự để tránh xảy ra tranh cãi.

Hỗ trợ tuân thủ pháp luật, giảm rủi ro pháp lý

Trong quan hệ lao động, tranh chấp về tiền lương luôn là vấn đề nhạy cảm và phức tạp. Quy chế lương (đã công bố công khai và có chữ ký xác nhận của người lao động) là bằng chứng pháp lý quan trọng nhất bảo vệ doanh nghiệp trước Tòa án.

Hơn nữa, quy chế lương là điều kiện tiên quyết để giải trình chi phí hợp lý với cơ quan Thuế. Nếu không có quy chế rõ ràng, doanh nghiệp có nguy cơ bị xuất toán chi phí lương, dẫn đến bị truy thu thuế và phạt hành chính nặng nề.

Nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự và tài chính doanh nghiệp

Một hệ thống lương chuẩn mực giúp Ban lãnh đạo (CEO/CFO) kiểm soát tốt quỹ lương (Payroll Budget). Doanh nghiệp có thể dự báo chính xác dòng tiền chi trả hàng tháng và hoạch định chi phí nhân sự cho các năm tài chính tiếp theo.

Đồng thời, quy chế lương rõ ràng giúp bộ phận C&B giảm tải khối lượng công việc sự vụ. Các công thức tính lương được chuẩn hóa giúp quá trình tính toán diễn ra tự động, nhanh chóng và hạn chế sai sót.

Quy định pháp luật Việt Nam về quy chế lương và tiền thưởng (Áp dụng năm 2026)

Để quy chế có hiệu lực thi hành và tránh các rủi ro pháp lý, terra lưu ý doanh nghiệp cần nắm vững và tuân thủ các quy định “xương sống” trong Bộ luật Lao động 2019.

Quy định của Bộ luật Lao động về tiền lương

Theo Điều 90 Bộ luật Lao động 2019, tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc. Cơ cấu bao gồm mức lương theo công việc/chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.

Pháp luật quy định mức lương này không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ công bố tại thời điểm áp dụng. Doanh nghiệp cần cập nhật định kỳ nghị định về lương tối thiểu để điều chỉnh quy chế cho phù hợp.

Quy định về xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động

Hiện nay, doanh nghiệp được trao quyền tự chủ hoàn toàn trong việc xây dựng thang bảng lương. Quy định cũ về khoảng cách giữa các bậc lương phải ít nhất 5% đã được bãi bỏ, tạo sự linh hoạt tối đa cho người sử dụng lao động.

Tuy nhiên, thủ tục bắt buộc là doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (Công đoàn) trước khi ban hành. Biên bản họp lấy ý kiến này phải được lưu trữ cẩn thận để phục vụ công tác thanh kiểm tra.

Quy định pháp luật về tiền thưởng cho người lao động

Điều 104 Bộ luật Lao động mở rộng khái niệm về thưởng. Thưởng không nhất thiết phải là tiền mặt mà có thể là tài sản hoặc các hình thức khác (cổ phiếu, chuyến du lịch) căn cứ vào kết quả sản xuất kinh doanh.

Điều này cho phép doanh nghiệp đa dạng hóa các hình thức đãi ngộ. Tuy nhiên, quy chế thưởng phải quy định rõ điều kiện hưởng và mức hưởng, tránh việc thưởng tùy tiện gây bất mãn.

Nghĩa vụ công khai quy chế lương, thưởng tại nơi làm việc

Việc công khai quy chế là yêu cầu bắt buộc để văn bản có hiệu lực thi hành. Người sử dụng lao động phải thông báo thang bảng lương, quy chế thưởng tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

Hình thức công khai có thể linh hoạt: Niêm yết tại bảng tin, gửi email nội bộ, hoặc đăng tải trên phần mềm nhân sự. Mục đích là đảm bảo mọi người lao động đều tiếp cận và hiểu rõ quyền lợi của mình.

Mức xử phạt khi không công bố quy chế thưởng tại nơi làm việc

Sự tuân thủ pháp luật cần được đặt lên hàng đầu. Theo Khoản 1 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi không công khai thang, bảng lương, quy chế thưởng sẽ bị xử phạt hành chính.

Cụ thể, mức phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động vi phạm. Ngoài ra, việc thiếu minh bạch còn gây tổn hại nghiêm trọng đến uy tín thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp.

Nội dung bắt buộc cần có trong quy chế lương của doanh nghiệp năm 2026

Một mẫu quy chế lương hoàn chỉnh không chỉ cần đúng luật mà còn phải đủ chi tiết để vận hành trơn tru. Dưới đây là các chương mục cốt lõi cần có trong văn bản.

Nguyên tắc xây dựng cơ chế lương

Chương này cần xác định rõ triết lý trả lương của doanh nghiệp. Bạn chọn trả lương theo vị trí (Job-based), theo năng lực (Competency-based) hay theo kết quả (Performance-based)? Thông thường, mô hình 3P kết hợp là lựa chọn tối ưu.

Nguyên tắc quan trọng nhất cần ghi nhận là: Trả lương bình đẳng, không phân biệt giới tính đối với người lao động làm công việc có giá trị như nhau. Đây là tiêu chuẩn đạo đức và pháp lý mà mọi doanh nghiệp văn minh đều hướng tới.

Mức lương cơ bản

Quy chế cần xác định mức lương nền tảng cho từng ngạch bậc chức danh. Mức lương này là cơ sở để tính toán tiền công cho những ngày nghỉ phép, nghỉ lễ tết hưởng nguyên lương.

Doanh nghiệp cần lưu ý, mức lương cơ bản thường được dùng làm căn cứ đóng Bảo hiểm xã hội. Do đó, việc xây dựng mức này cần sự cân nhắc kỹ lưỡng để cân đối giữa quyền lợi người lao động và chi phí đóng bảo hiểm của công ty.

Hình thức và kỳ trả lương

Quy định cụ thể đối tượng áp dụng cho từng hình thức: Khối văn phòng thường áp dụng lương thời gian, trong khi khối sản xuất có thể áp dụng lương sản phẩm hoặc lương khoán.

Về kỳ trả lương, cần ấn định ngày cụ thể (ví dụ: ngày 10 hàng tháng). Quy chế cũng phải có điều khoản dự phòng: Trong trường hợp đặc biệt không thể trả đúng hạn, doanh nghiệp không được chậm quá 30 ngày và phải trả thêm lãi suất nếu chậm quá 15 ngày.

Nguyên tắc nâng lương, điều chỉnh lương định kỳ

Doanh nghiệp cần thiết lập quy trình xét tăng lương hàng năm (Annual Salary Review). Quy chế phải ghi rõ các tiêu chí: Thâm niên làm việc tối thiểu, kết quả đánh giá thành tích (KPI) và tình hình tài chính của công ty.

Ngoài ra, cần quy định về các trường hợp nâng lương trước thời hạn cho nhân sự có thành tích xuất sắc đột xuất. Điều này giúp quy chế trở nên linh hoạt và có tính khích lệ cao hơn.

Quy định về tiền thưởng và điều kiện áp dụng

Đây là phần được người lao động quan tâm nhất. Quy chế cần mô tả chi tiết công thức tính thưởng KPI, thưởng doanh số, thưởng dự án. Các điều kiện nhận thưởng (như phải còn làm việc tại thời điểm chi trả) cần được ghi rõ.

Đặc biệt đối với cách tính lương tháng 13, doanh nghiệp cần làm rõ quy chế. Cần xác định đây là khoản thưởng tùy thuộc vào lợi nhuận công ty hay là khoản cam kết cố định, và mức thưởng là 1 tháng lương cơ bản hay thực lãnh.

Các khoản phụ cấp và phúc lợi

Quy chế phải liệt kê danh mục toàn bộ các khoản phụ cấp (trách nhiệm, độc hại, xăng xe, điện thoại…) và phúc lợi (sinh nhật, hiếu hỉ, nghỉ mát, khám sức khỏe).

Để thuận tiện cho kế toán và nhân sự, quy chế nên phân tách rõ: Khoản nào tính đóng BHXH, khoản nào được miễn; Khoản nào chịu thuế TNCN, khoản nào được trừ. Sự chi tiết này giúp tránh sai sót khi quyết toán thuế.

Bảo hiểm và các chế độ phúc lợi liên quan

Quy định rõ tỷ lệ trích nộp BHXH, BHYT, BHTN phần doanh nghiệp đóng và phần người lao động đóng theo luật hiện hành. Đây là căn cứ để nhân viên kiểm tra phiếu lương hàng tháng.

Ngoài ra, quy chế nên hướng dẫn sơ bộ về cách tính bảo hiểm thất nghiệp và thủ tục chốt sổ BHXH. Điều này thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đến quyền lợi an sinh của người lao động ngay cả khi họ nghỉ việc.

Trách nhiệm của người lao động và người sử dụng lao động

Quy chế cần có điều khoản về bảo mật thông tin lương (Salary Confidentiality). Nhân viên không được phép tiết lộ mức lương của mình hoặc dò hỏi lương của đồng nghiệp.

Bên cạnh đó, cần quy định rõ quy trình giải quyết khiếu nại. Nếu nhân viên thấy lương bị tính sai, họ cần liên hệ với ai, trong thời hạn bao lâu và doanh nghiệp có trách nhiệm giải trình như thế nào.

Các loại phụ cấp phổ biến trong quy chế lương tại Việt Nam

Sử dụng phụ cấp linh hoạt là chiến thuật quản trị tài chính giúp doanh nghiệp gia tăng thu nhập thực tế cho người lao động mà vẫn tối ưu hóa nghĩa vụ thuế. 

Phụ cấp trách nhiệm

Loại phụ cấp này dành cho các cá nhân giữ chức vụ quản lý (Tổ trưởng, Trưởng phòng) hoặc kiêm nhiệm thêm nhiệm vụ. Mức phụ cấp thường được quy định bằng số tiền tuyệt đối hoặc hệ số lương.

Lưu ý rằng phụ cấp trách nhiệm là khoản thu nhập có tính chất tiền lương. Do đó, khoản này thuộc đối tượng chịu thuế TNCN và phải cộng gộp để tính đóng Bảo hiểm xã hội bắt buộc.

Phụ cấp chuyên môn, kỹ thuật

Áp dụng cho các vị trí đòi hỏi văn bằng, chứng chỉ hoặc tay nghề chuyên sâu (như Dược sĩ, Kỹ sư vận hành, Cán bộ an toàn). Mục đích là để khuyến khích người lao động nâng cao trình độ.

Tương tự như phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp chuyên môn thường được tính vào mức lương đóng BHXH nếu nó được xác định mức tiền cụ thể và trả thường xuyên trong mỗi kỳ lương.

Phụ cấp đi lại, ăn trưa

Đây là khoản hỗ trợ thiết thực cho đời sống người lao động. Đối với tiền ăn ca/ăn trưa, nếu doanh nghiệp tổ chức nấu ăn hoặc mua suất ăn thì được miễn thuế hoàn toàn.

Nếu chi bằng tiền mặt, khoản này được miễn thuế TNCN trong mức quy định (dự kiến năm 2026 mức trần miễn thuế vẫn là 730.000 VNĐ/người/tháng). Phần chi vượt mức trần sẽ phải tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động.

Phụ cấp độc hại, nguy hiểm

Khoản phụ cấp này là bắt buộc đối với người lao động làm việc trong điều kiện có yếu tố độc hại, nguy hiểm theo danh mục do Bộ LĐ-TB&XH ban hành. Mức phụ cấp thường từ 5-10% mức lương tối thiểu.

Về mặt thuế, phụ cấp độc hại, nguy hiểm là khoản thu nhập ưu đãi. Người lao động được trừ khoản này ra khỏi thu nhập chịu thuế TNCN, giúp giảm bớt gánh nặng thuế cho những người làm công việc vất vả.

Những nhân tố ảnh hưởng đến chế độ tiền lương của người lao động năm 2026

Khi thiết kế cơ chế lương, bộ phận nhân sự cần có cái nhìn đa chiều, phân tích kỹ lưỡng các yếu tố tác động từ cả môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, dựa vào những điều kiện đang có để cho ra chế độ tiền lương phù hợp với người lao động.

Quy định của pháp luật

Doanh nghiệp không thể trả lương thấp hơn mức lương tối thiểu vùng hoặc cắt giảm các khoản đóng góp bắt buộc.

Việc tuân thủ luật không chỉ giúp tránh phạt mà còn xây dựng uy tín. Mọi sự thay đổi trong chính sách vĩ mô (như tăng lương cơ sở, thay đổi tỷ lệ đóng BHXH) đều buộc doanh nghiệp phải điều chỉnh quy chế lương ngay lập tức.

Tính chất và yêu cầu công việc

Mỗi vị trí có giá trị đóng góp (Job Value) khác nhau đối với tổ chức. Vị trí tạo ra doanh thu trực tiếp hoặc yêu cầu kỹ năng khan hiếm sẽ có trọng số cao hơn. Một nhân viên vận hành máy CNC kỹ thuật cao xứng đáng nhận lương cao hơn một nhân viên lao động phổ thông, dù cùng thâm niên.

Cung – cầu lao động trên thị trường

Thị trường lao động vận hành theo quy luật cung cầu. Nếu thị trường đang khan hiếm nhân sự ngành AI hay Bán dẫn (xu hướng 2026), giá nhân công ngành này sẽ bị đẩy lên cao.

Doanh nghiệp cần thường xuyên tham khảo các Báo cáo lương. Việc này giúp đưa ra mức chào lương cạnh tranh (Market Competitiveness), tránh tình trạng mất nhân sự giỏi vào tay đối thủ.

Khả năng tài chính của doanh nghiệp

Dù muốn trả lương cao để thu hút nhân tài, doanh nghiệp vẫn phải “liệu cơm gắp mắm”. Quỹ lương thường chiếm từ 15-30% tổng doanh thu tùy thuộc vào đặc thù ngành nghề (Dịch vụ hay Sản xuất).

Quy chế lương phải được thiết kế sao cho doanh nghiệp vẫn đảm bảo biên lợi nhuận và dòng tiền hoạt động an toàn. Các startup thường dùng cổ phiếu thưởng (ESOP) để bù đắp cho mức lương tiền mặt thấp hơn các tập đoàn lớn.

Năng lực, hiệu quả làm việc của người lao động

Đây là yếu tố biến đổi quan trọng nhất để phân hóa thu nhập trong nội bộ. Một cơ chế lương tốt là cơ chế mà ở đó, người làm giỏi hưởng lương cao vượt trội so với người làm trung bình.

Việc gắn thu nhập với hiệu quả (Pay for Performance) tạo ra động lực phát triển. Nó khuyến khích nhân viên không ngừng nâng cao năng lực (Upskill) để đạt được các mức thưởng hấp dẫn hơn.

Các bước xây dựng quy chế trả lương cho người lao động

Để hệ thống lương vận hành trơn tru, ít xảy ra sai sót và khiếu nại, doanh nghiệp nên tuân thủ quy trình xây dựng chuẩn hóa gồm 6 bước dưới đây.

Khảo sát và xác định quỹ tiền lương kế hoạch

Bước đầu tiên là lập ngân sách. Dựa trên mục tiêu doanh thu năm 2026 và định biên nhân sự dự kiến, bộ phận Tài chính và Nhân sự cùng xác định tổng ngân sách lương. Ngân sách này cần bao gồm lương cứng, các khoản thưởng dự kiến và chi phí đóng bảo hiểm/công đoàn.

Xây dựng hệ thống chức danh và hệ số giãn cách

Doanh nghiệp cần chuẩn hóa hệ thống chức danh và bản mô tả công việc (JD) cho từng vị trí. Sau đó, tiến hành chấm điểm công việc để xếp hạng các vị trí này lên thang lương.

Tiếp theo là thiết kế thang bảng lương với hệ số giãn cách hợp lý. Dù luật không còn bắt buộc, nhưng mức chênh lệch 5-10% giữa các bậc lương là mức hợp lý để tạo động lực cho nhân viên phấn đấu thăng hạng.

Xác định hình thức trả lương cho từng vị trí

Không thể áp dụng “một chiếc áo cho tất cả”. Doanh nghiệp cần phân nhóm nhân viên để chọn hình thức trả lương tối ưu ví dụ như: Khối Back-office trả lương thời gian, khối Sales trả lương cứng thấp + hoa hồng.

Đối với khối sản xuất hoặc dự án, có thể áp dụng lương khoán hoặc lương sản phẩm. Việc đa dạng hóa hình thức trả lương giúp tối ưu hóa hiệu suất của từng nhóm đối tượng đặc thù.

Xây dựng hệ thống đánh giá, quy chế thưởng – phạt

Để trả lương theo hiệu quả (3P), doanh nghiệp cần một thước đo chính xác. Đó là hệ thống KPI hoặc OKR. Quy chế cần quy định rõ: Đạt bao nhiêu % chỉ tiêu thì nhận 100% lương mềm?

Bên cạnh thưởng, cần có quy chế phạt hoặc chế tài hạ bậc lương rõ ràng đối với các vi phạm kỷ luật hoặc không hoàn thành nhiệm vụ liên tiếp. Thưởng phạt phân minh là cốt lõi của quản trị nhân sự.

Quy định thời điểm và quy trình tính trả lương

Mô tả chi tiết dòng chảy dữ liệu (Data flow): Từ việc chấm công, tổng hợp tăng ca, tính toán lương, trình ký duyệt chi đến khi chuyển khoản và gửi phiếu lương (Payslip).

Quy trình này cần sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận Nhân sự (tính công/lương) và Kế toán (giải ngân). Việc quy định rõ trách nhiệm từng khâu giúp hạn chế sai sót và chậm trễ trong kỳ trả lương.

Ban hành, áp dụng và cập nhật quy chế lương

Sau khi dự thảo hoàn tất, doanh nghiệp tổ chức họp lấy ý kiến tập thể người lao động. Biên bản họp là tài liệu bắt buộc phải có trong hồ sơ pháp lý.

Cuối cùng, Giám đốc ký Quyết định ban hành. Doanh nghiệp thực hiện niêm yết công khai và lưu trữ hồ sơ. Định kỳ hàng năm, cần rà soát lại quy chế để cập nhật các thay đổi của thị trường và pháp luật.

Bộ mẫu quy chế lương theo loại hình doanh nghiệp

Mỗi mô hình pháp lý doanh nghiệp sẽ có cơ cấu tổ chức và quy trình ra quyết định khác nhau, đòi hỏi cấu trúc mẫu quy chế lương phải được tùy biến cho phù hợp.

Mẫu quy chế lương cho công ty cổ phần

Mẫu này thường phức tạp nhất do cơ cấu quản trị đa tầng. Quy chế cần có các điều khoản tách bạch rõ ràng giữa lương của Ban điều hành và thù lao của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát.

Ngoài ra, công ty cổ phần thường áp dụng chính sách phát hành cổ phiếu thưởng cho người lao động (ESOP). Quy chế cần quy định chi tiết về điều kiện được mua, thời gian hạn chế chuyển nhượng (vesting period) của số cổ phiếu này.

TẢI TẠI ĐÂY

Mẫu quy chế lương cho công ty TNHH

Đối với công ty TNHH, quyền quyết định tập trung vào Hội đồng thành viên hoặc Chủ sở hữu. Do đó, quy chế lương thường có cấu trúc tinh gọn hơn, quy trình phê duyệt cũng nhanh chóng hơn.

Mẫu quy chế này thường tập trung vào tính linh hoạt, cho phép Ban giám đốc dễ dàng điều chỉnh các mức thưởng nóng hoặc phụ cấp tùy theo tình hình kinh doanh thực tế mà không cần quá nhiều thủ tục hành chính.

TẢI TẠI ĐÂY

Mẫu quy chế lương cho doanh nghiệp sản xuất

Đặc thù của doanh nghiệp sản xuất là sử dụng lượng lớn lao động phổ thông và làm việc theo ca kíp. Quy chế lương phải cực kỳ chi tiết về các định mức lao động và đơn giá sản phẩm.

Các quy định về lương làm thêm giờ (OT), phụ cấp ca đêm, phụ cấp nặng nhọc độc hại, bồi dưỡng ăn ca phải được quy định chặt chẽ, tuân thủ đúng các tỷ lệ (150%, 200%, 300%) mà Bộ luật Lao động yêu cầu.

TẢI TẠI ĐÂY

Mẫu quy chế lương cho doanh nghiệp thương mại – bán lẻ

Đối với mô hình này, doanh thu là hơi thở. Quy chế lương cần được thiết kế để tối đa hóa động lực bán hàng. Cơ chế lương thường có phần lương cứng thấp nhưng phần thưởng doanh số (Incentive) rất cao.

Các quy định về hoa hồng bán hàng (Commission), thưởng đạt chỉ tiêu cửa hàng (Store target), thưởng tăng trưởng (Growth) cần được mô tả chi tiết, dễ hiểu để mọi nhân viên bán hàng đều có thể tự tính được thu nhập của mình.

TẢI TẠI ĐÂY

Bộ mẫu quy chế lương theo bộ phận và chức năng

Để đảm bảo tính công bằng và hiệu quả, quy chế lương cần được thiết kế phân hóa (Customize) cho từng nhóm chức năng chuyên biệt trong doanh nghiệp tùy thuộc vào công việc nhân sự làm và lợi ích mang lại.

Mẫu quy chế lương cho bộ phận kinh doanh / sales

Đối với “đội quân tiền tuyến” này, cơ chế lương phải kích thích sự “máu lửa”. Cấu trúc lương thường là: Lương cứng thấp (đủ đảm bảo sinh hoạt cơ bản) + Hoa hồng cao (không giới hạn trần).

Quy chế cần quy định rõ thời điểm ghi nhận doanh số để tính lương: Khi ký hợp đồng, khi xuất hóa đơn hay khi thu được tiền về? Điều này giúp tránh tranh chấp về thời điểm trả hoa hồng.

TẢI TẠI ĐÂY

Mẫu quy chế lương cho bộ phận hành chính – nhân sự – kế toán

Đây là khối hỗ trợ (Back-office), công việc mang tính ổn định và tuân thủ. Cấu trúc lương thường là: Lương cứng cạnh tranh + Thưởng hiệu quả (KPI).

Các chỉ số KPI để tính thưởng thường dựa trên chất lượng dịch vụ nội bộ (SLA), độ chính xác trong công việc, tính tuân thủ quy trình và mức độ tiết kiệm chi phí cho công ty.

TẢI TẠI ĐÂY

H3: Mẫu quy chế lương cho bộ phận sản xuất

Đối với công nhân trực tiếp sản xuất, thu nhập cần gắn chặt với kết quả đầu ra. Quy chế thường áp dụng lương sản phẩm: Làm nhiều hưởng nhiều.

Bên cạnh đó, cần có quy định chặt chẽ về chế tài phạt đối với sản phẩm lỗi (Defect) để đảm bảo nhân viên không chạy theo số lượng mà bỏ qua chất lượng. Các khoản phụ cấp chuyên cần cũng rất quan trọng để duy trì kỷ luật lao động. 

TẢI TẠI ĐÂY

Bộ mẫu quy chế lương theo hình thức quản lý

Doanh nghiệp có thể lựa chọn các phương pháp luận quản trị lương thưởng hiện đại để áp dụng vào việc xây dựng quy chế.

Mẫu quy chế lương thưởng theo KPI

Đây là mẫu phổ biến nhất hiện nay. Thu nhập của nhân viên sẽ biến đổi (Variable Pay) theo tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu. Quy chế quy định các mốc thưởng rõ ràng.

Ví dụ: Đạt < 80% KPI thì không có thưởng; Đạt 100% KPI nhận 100% thưởng; Đạt 120% KPI nhận 150% thưởng. Mẫu này tạo động lực phấn đấu rất mạnh mẽ và loại bỏ sức ỳ của nhân sự.

TẢI TẠI ĐÂY

Mẫu quy chế lương thưởng tổng hợp

Đây là mô hình kết hợp 3P toàn diện: Trả lương theo vị trí (Position – P1), theo năng lực cá nhân (Person – P2) và theo thành tích công việc (Performance – P3).

Mẫu quy chế này đảm bảo sự công bằng cao nhất: Người ở vị trí quan trọng, có năng lực cao và làm việc hiệu quả sẽ có thu nhập cao nhất. Tuy nhiên, việc xây dựng và vận hành mẫu này đòi hỏi hệ thống quản trị nhân sự phải rất bài bản.

TẢI TẠI ĐÂY

Tải mẫu quy chế lương 2026 mới nhất

terra hiểu rằng việc soạn thảo một bộ quy chế từ con số 0 là rất khó khăn. Chúng tôi cung cấp bộ tài liệu chuẩn hóa giúp bộ phận HR tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chuyên nghiệp.

File Word mẫu quy chế lương thưởng cho doanh nghiệp Việt Nam

Mẫu quy chế lương thưởng cho doanh nghiệp Việt Nam nội dung gồm 5 phần

Tải file chi tiết tại đây:

Mẫu 1:

TẢI TẠI ĐÂY

Mẫu 2:

TẢI TẠI ĐÂY

Lưu ý khi áp dụng mẫu quy chế lương vào thực tế

Mỗi doanh nghiệp là một cơ thể sống với văn hóa và sức khỏe tài chính khác nhau. Không có một quy chuẩn nào vừa vặn cho tất cả. Do đó, không nên sao chép máy móc các mẫu có sẵn.

Bộ phận Nhân sự cần sử dụng mẫu trên như một khung sườn tham khảo, sau đó tùy biến các điều khoản, con số cụ thể để phù hợp nhất với đặc thù ngành nghề và chiến lược của công ty mình.

Khi nào doanh nghiệp nên điều chỉnh hoặc cập nhật quy chế lương?

Doanh nghiệp cần chủ động rà soát và điều chỉnh khi: Nhà nước tăng mức lương tối thiểu vùng; Doanh nghiệp tái cơ cấu hoặc thay đổi mô hình kinh doanh; Hoặc khi tỷ lệ lạm phát tăng cao làm mất giá trị thực tế của đồng lương.

Việc cập nhật kịp thời giúp doanh nghiệp luôn duy trì được vị thế cạnh tranh trên thị trường tuyển dụng và đảm bảo đời sống cho người lao động.

Những sai lầm phổ biến khi xây dựng quy chế lương

Trong quá trình tư vấn cho hàng trăm doanh nghiệp, terra nhận thấy nhiều đơn vị gặp rắc rối pháp lý hoặc khủng hoảng nhân sự do mắc phải các lỗi cơ bản sau khi soạn thảo quy chế.

Sao chép mẫu quy chế lương không phù hợp

Nhiều doanh nghiệp Start-up hoặc SME lại đi sao chép nguyên văn quy chế của các Tập đoàn Nhà nước. Kết quả là tạo ra một hệ thống lương cồng kềnh, nhiều thủ tục hành chính cứng nhắc.

Điều này vô tình triệt tiêu động lực sáng tạo và sự linh hoạt – vốn là thế mạnh của các doanh nghiệp nhỏ. Quy chế lương cần phải phục vụ mục tiêu kinh doanh, chứ không phải là rào cản.

Quy chế trả lương không rõ ràng, thiếu minh bạch

Một số quy chế sử dụng quá nhiều các từ ngữ định tính mơ hồ như “xem xét”, “tùy tình hình kinh doanh”, “theo quyết định của Giám đốc” mà không có các con số hay công thức cụ thể.

Sự mập mờ này tạo ra “kẽ hở” cho sự thiên vị, khiến nhân viên cảm thấy không an tâm và luôn nghi ngờ về tính công bằng của hệ thống. Quy chế lương tốt phải là quy chế mà nhân viên tự tính được lương của mình.

Không cập nhật quy chế khi doanh nghiệp thay đổi

Doanh nghiệp đã tăng trưởng gấp đôi quy mô nhân sự nhưng vẫn sử dụng quy chế lương của thời mới thành lập. Hệ thống thang bảng lương cũ thiếu các bậc cho vị trí quản lý cấp trung (Middle Manager).

Hậu quả là nhân viên giỏi không thấy được lộ trình thăng tiến thu nhập, dẫn đến việc họ rời bỏ công ty để tìm kiếm cơ hội tốt hơn. Sự lạc hậu của chính sách lương là “kẻ thù” của sự phát triển bền vững.

Những câu hỏi thường gặp về quy chế lương

Dưới đây là giải đáp chi tiết cho những thắc mắc phổ biến nhất của doanh nghiệp xoay quanh tính pháp lý và thực thi của quy chế lương.

Pháp luật hiện hành quy định thế nào về quy chế trả lương của công ty?

Pháp luật hiện hành (Bộ luật Lao động 2019) trao quyền tự chủ rất lớn cho doanh nghiệp trong việc thiết kế chính sách lương. Nhà nước không còn can thiệp sâu vào thang bảng lương của khối doanh nghiệp tư nhân.

Tuy nhiên, sự tự chủ này phải nằm trong khuôn khổ pháp luật: Không được trả thấp hơn lương tối thiểu vùng, không được phân biệt đối xử và bắt buộc phải xây dựng quy chế trên cơ sở thương lượng, tham khảo ý kiến của tập thể người lao động.

Quy chế lương và thang bảng lương có gì khác nhau?

Đây là hai văn bản luôn đi kèm với nhau nhưng có chức năng khác biệt. Thang bảng lương là tập hợp các con số, hệ số lương cụ thể cho từng chức danh, ngạch bậc.

Trong khi đó, Quy chế lương là văn bản lời văn (text) quy định các nguyên tắc, điều kiện và phương pháp để áp dụng các con số trong thang bảng lương đó vào thực tế chi trả.

Quy chế lương có cần đăng ký với cơ quan nhà nước không?

Trước đây, doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký thang bảng lương với Phòng LĐ-TB&XH quận/huyện. Tuy nhiên, theo quy định mới nhất hiện nay, thủ tục này đã được bãi bỏ.

Doanh nghiệp không bắt buộc phải nộp thang bảng lương cho cơ quan quản lý. Mặc dù vậy, doanh nghiệp vẫn phải lưu hành nội bộ và có nghĩa vụ xuất trình hồ sơ này khi có đoàn thanh tra lao động đến kiểm tra.

Quy chế trả lương áp dụng cho những đối tượng nào trong doanh nghiệp?

Quy chế lương áp dụng cho toàn bộ người lao động có quan hệ lao động với doanh nghiệp, được xác lập bằng Hợp đồng lao động.

Đối tượng áp dụng bao gồm cả nhân viên thử việc, nhân viên chính thức, lao động thời vụ và cả các nhân sự cấp cao. Tuy nhiên, đối với Tổng Giám đốc thuê ngoài, chế độ lương thưởng có thể được thỏa thuận riêng trong Hợp đồng lao động đặc biệt.

Trường hợp nào cần sửa đổi mẫu quy chế lương thưởng?

Doanh nghiệp cần sửa đổi quy chế khi có một trong các yếu tố sau: Có sự thay đổi về quy định pháp luật (Luật Thuế TNCN, Luật Bảo hiểm); Doanh nghiệp tái cấu trúc, sáp nhập hoặc chia tách.

Ngoài ra, khi chiến lược kinh doanh thay đổi (ví dụ: chuyển từ tập trung doanh số sang tập trung lợi nhuận), mô hình trả lương cũng cần thay đổi theo để hướng hành vi của nhân viên theo mục tiêu mới.

Quy chế lương có bắt buộc công khai cho người lao động không?

Có. Đây là quy định bắt buộc tại Điều 104 Bộ luật Lao động 2019. Tính minh bạch là yêu cầu tiên quyết của pháp luật lao động hiện đại.

Việc công khai giúp người lao động giám sát được việc thực hiện quyền lợi của mình, đồng thời giúp quan hệ lao động trở nên hài hòa, hạn chế các tranh chấp phát sinh do thiếu thông tin.

Quy chế tiền lương được sử dụng làm căn cứ tính thuế và bảo hiểm như thế nào?

Đối với cơ quan Thuế, Quy chế lương là căn cứ pháp lý để xác định chi phí tiền lương có được trừ khi tính thuế TNDN hay không. Các khoản chi không có trong quy chế sẽ bị coi là chi phí không hợp lệ.

Đối với người lao động, thu nhập chịu thuế TNCN được xác định dựa trên tổng thu nhập thực nhận trừ đi các khoản được miễn thuế (như tiền ăn ca, phụ cấp độc hại) quy định trong quy chế. Thuế được tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần.

Doanh nghiệp ít lao động có thể áp dụng mẫu quy chế trả lương đơn giản không?

Được. Pháp luật không quy định độ dài tối thiểu của quy chế. Các doanh nghiệp siêu nhỏ (Micro SME) dưới 10 nhân sự có thể xây dựng quy chế ngắn gọn (3-5 trang).

Tuy nhiên, dù đơn giản đến đâu, quy chế vẫn phải đảm bảo đủ các nội dung cốt lõi theo luật định: Mức lương tối thiểu, thời hạn trả lương, quy định làm thêm giờ và các khoản đóng góp bảo hiểm bắt buộc.

Quy chế lương và quy chế lương thưởng khác nhau như thế nào?

Về bản chất, hai văn bản này thường là một và được gộp chung. Tuy nhiên, tên gọi “Quy chế lương thưởng” nhấn mạnh hơn vào các yếu tố đãi ngộ bổ sung (Incentive/Bonus).

Các doanh nghiệp muốn xây dựng văn hóa thi đua mạnh mẽ thường dùng tên gọi “Quy chế lương thưởng” để truyền tải thông điệp: Ngoài lương cứng, công ty rất chú trọng việc thưởng cho những thành tích xuất sắc.

Giải pháp quản lý tiền lương với terra Payroll

Việc xây dựng một bộ quy chế lương hoàn hảo chỉ là bước khởi đầu. Vận hành nó chính xác hàng tháng, đảm bảo trả đúng – trả đủ – trả đúng hạn mới là thách thức thực sự, nhất là khi quy mô nhân sự ngày càng tăng.

Tính lương thủ công bằng Excel theo các quy chế phức tạp rất dễ xảy ra sai sót con người, dẫn đến khiếu nại và mất uy tín. dịch vụ tính lương của terra theo mô hình BPaaS là giải pháp tiên phong giúp hiện thực hóa quy chế lương của bạn một cách chính xác và bảo mật.

Tại sao doanh nghiệp nên tin chọn dịch vụ payroll của terra?

• Chính xác tuyệt đối: Đội ngũ chuyên gia C&B của terra cam kết thực hiện dịch vụ tính tiền lương chuẩn xác đến từng con số, tuân thủ 100% các công thức phức tạp trong quy chế và quy định pháp luật mới nhất.
• Bảo mật dữ liệu: Chúng tôi hiểu lương là thông tin nhạy cảm nhất. Hệ thống máy chủ chuẩn quốc tế ISO của terra giúp giữ kín thông tin thu nhập, hạn chế tối đa rủi ro rò rỉ dữ liệu nội bộ.
• Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư mua phần mềm nhân sự đắt đỏ hay duy trì bộ máy C&B cồng kềnh. Sử dụng dịch vụ thuê ngoài giúp tiết kiệm đến 30% ngân sách vận hành hành chính.
• Công nghệ hiện đại: Giải pháp của terra ứng dụng điện toán đám mây, cho phép nhân viên truy cập xem phiếu lương và quản lý phép năm mọi lúc mọi nơi ngay trên thiết bị di động.

Sự đồng hành của terra giúp Kế toán trưởng và Giám đốc Nhân sự giảm tải hoàn toàn gánh nặng sự vụ hành chính, tập trung tối đa nguồn lực vào công tác quản trị tài chính và phát triển con người chiến lược.

Kết luận

Sở hữu một bộ mẫu quy chế lương chuẩn mực, hợp pháp và cạnh tranh là nền tảng vững chắc để doanh nghiệp vận hành hệ thống nhân sự trơn tru, tạo đà bứt phá. Hy vọng 10+ mẫu và các hướng dẫn chuyên sâu trên đây của terra sẽ giúp bạn xây dựng được cơ chế đãi ngộ tối ưu nhất năm 2026.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần tư vấn chuyên sâu về tái cấu trúc thang bảng lương hoặc tìm kiếm giải pháp thuê ngoài tính lương bảo mật, hãy điền thông tin bên dưới để terra hỗ trợ nhanh nhất.